Журнал регистрации протоколов совещаний

Подготовка совещаний и оформление протокола

Журнал регистрации протоколов совещаний

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания ­и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального ­оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

  • и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
  • и распорядительным документом (фиксируется принятое ­в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы ­конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит.

Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

  • регламента работы;
  • плана работы на ближайший год;
  • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа ­(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного ­коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления ­(т.е. ­распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.

), который относится к категории специалистов или руководителей.

Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа.

Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек.

Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании ­и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

Пример 1

Пример 2

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики.

Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров.

Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться ­к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13).

Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума).

Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что ­подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • вид документа (протокол);
  • номер и дату;
  • место составления протокола;
  • заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Источник: https://www.ippnou.ru/print/006175/

Образец журнала регистрации протоколов собраний ООО (учета) – форма, отсутствующие участники

Журнал регистрации протоколов совещаний

Для создания юридического лица все учредители обязаны издать единогласное постановление и оформить его соответствующим документом.

Акт будет содержать следующие сведения:

  • данные по учредителям;
  • резолюцию об основании Общества;
  • согласованное наименование фирмы;
  • постановление о принятии и утверждении устава;
  • обсуждение договора об учреждении организации;
  • назначение органа управления (избрание гендиректора);
  • решение о создании ревизионного комитета (если участников более пятнадцати);
  • сведения о размере начального фонда и порядок его распределения среди основателей, способ и срок оплаты;
  • оценочная стоимость части каждого из учредителей;
  • определение ответственной личности за проведение регистрации и оплату госпошлины;
  • юридический адрес.

Каждая графа протокола должна содержать конкретную информацию.

Протокол собрания помогает правильно оформить решение участников ООО.

Благодаря этому снижается риск возникновения разногласий между учредителями, исчезают причины для корпоративных конфликтов.

Законодательство

Федеральный Закон РФ № 14 не содержит указаний по созданию учета решений, принятых основателями.

Единственное требование, закрепленное законодательным актом – избрание генерального директора (ст.37 ФЗ № 14).

Также законодательная база оговаривает, в какие сроки проводится общее собрание (ст.34 ФЗ № 14).

Встречи должны проходить не менее раза в год.

Для их организации предпринимаются определенные шаги (ст.36 ФЗ № 14):

1. Выносится постановление об организации встречи всех участников.

Это компетенция исполнительного органа (ст. 34 ФЗ № 14). Соответствующее решение принимает совет директоров или генеральный директор.

Их полномочия прописаны уставом общества (ст. 32 ФЗ № 14). Заполнение документа свободное и не требует заверения приказом руководства.

Он должен содержать основную информацию:

  • наименование ООО;
  • тип собрания;
  • время;
  • день;
  • место встречи;
  • вопросы, подлежащие обсуждению;
  • кем подписано установление.

2. Все учредители письменно уведомляются о предстоящем мероприятии за тридцать дней (ст. 36 ФЗ № 14).

К сообщению прикладываются копии документов, которые понадобятся на встрече.

3. Приглашенные имеют право выдвинуть свои вопросы к обсуждению (ст. 36 ФЗ № 14).

Делается это за пятнадцать дней до назначенной даты. Метод регистрации дополнений должен прописываться уставом. Изменять формулировку полученного сообщения недопустимо.

Количество вопросов не ограничено. О добавленных моментах уведомляются все учредители. Это происходит за десять дней до проведения встречи.

Проведение собрания также регламентируется соответствующими актами:

1. Все основатели общества проходят регистрацию.

Это предоставляет им право на участие в аниях (ст. 37 ФЗ № 14). Если одного из учредителей представляет посредник, он обязан предъявить доверенность.

Документ должен быть оформлен соответствующим образом (ст. 185 ГК РФ, ст. 37 ФЗ № 14). Механизм проведения регистрирования определяется уставом ООО.

Документ обязан содержать информацию:

  • место;
  • число;
  • время начала и окончания;
  • ФИО участвующих;
  • их личные подписи;
  • данные о регистраторе.

2. Открывается общее собрание.

Встреча должна начинаться в то время, что указано в извещениях, полученных участниками (ст. 37 ФЗ № 14). Или ранее, если прибыли все заявленные лица. Открытие проводит генеральный директор.

3. Избирается председательствующий из присутствующих (ст. 37 ФЗ № 14).

4. Проходит обсуждение и выносится решения по вопросам, находящимся на повестке дня.

Проводится открытое ание (ст. 37 ФЗ № 14).

5. Письменно фиксируются решения (ст. 181.2 ГК РФ).

За его оформление отвечает исполнительный орган организации (ст. 37 ФЗ № 14).

6. Всем присутствовавшим направляются копии протокола.

На это отведены следующие десять дней (ст. 37 ФЗ № 14).

Из-за пробелов в законодательстве об ООО судебные инстанции применяют к ним законы, касающиеся главным образом ОАО.

Какие вопросы требуют составления протокола

Общая встреча основателей всегда сопровождается составлением соответствующего документа – новой формы протокола.

В нем фиксируются принятые решения.

Вопросы, которые требуют обязательного составления протокола:

  • определение последующих направлений развития деятельности;
  • принятие участия в сообществах;
  • объединение с другим юридическим лицом;
  • переизбрание управленческого органа;
  • реорганизация и ликвидация организации;
  • изменение устава;
  • увеличение уставного фонда;
  • внесение поправок в трудовое соглашение;
  • наделение учредителей дополнительными полномочиями;
  • изменение метода распределения дохода;
  • открытие дочерней организации;
  • внесение вкладов в имущество;
  • пересмотр количества , необходимых для принятия определенного решения.

Особенности форм

Существует два вида документа:

  1. Учредителей.

    Создается во время учреждения организации.

  2. Участников.

    Оформляется при внеочередном созыве собрания для внесения поправок в устав общества.

о регистрации

Протокол обязан иметь сведения:

  1. Заголовок с наименованием, номером документа и полным названием организации.
  2. Дату начала проведения встречи.

    Располагается ниже слова «Протокол».

  3. Место прохождения собрания.

    Используются общепринятые сокращения: обл., г., ул.

  4. Данные о секретаре и председателе собрания.
  5. Повестку дня;
  6. Принятые решения.
  7. Личные подписи присутствовавших лиц.

при ликвидации

Для принятия решения о добровольной ликвидации общества созывается собрание основателей ООО.

Протокол должен содержать следующую информацию:

  1. Веские основания прекращения деятельности.
  2. Состав ликвидационного комитета.
  3. Данные лиц, отвечающих за закрытие компании.
  4. ФИО, сведения из удостоверения личности председателя комиссии.
  5. Установленные сроки для совершения процесса.
  6. Метод проведения процедуры.

о смене адреса

Протокол участников общества об изменении юридического адреса не требуется заверять у нотариуса. Он набирает законную силу после подписания его всеми учредителями (ст. 67.1 ГК РФ).

В документ включается обсуждение вопросов:

  • изменение устава общества;
  • замена печати.

Если меняется также ИФНС, нужно придерживаться следующей схемы действий:

  1. Перевестись в новую инспекцию.

    Для этого нужно по месту предыдущей регистрации подать заявление (форма № Р 13001), копию постановления о новом адресе, устав с внесенными изменениями, чек об уплате госпошлины.

  2. Сверить расчеты с основными фондами.
  3. Вернуть переплату, заплатить недоимку.
  4. Получить подтверждающий документ о смене адреса в налоговом органе (ст. 11 ФЗ № 129, ст. 8 ФЗ № 129).

об избрании директора

Протокол собрания участников должен содержать информацию по вопросам:

  1. Расторжение трудового соглашения.
  2. Законные основания для принятия соответствующих действий.
  3. Назначение нового лица на руководящую должность.
  4. Сведения об избраннике: ФИО, паспортные данные.
  5. Выражение доверия одному из участников для сообщения об изменениях в регистрирующий орган.

вход участника

Документ о приеме нового участника отражает следующие данные:

  1. ФИО избранника.
  2. Размер его части в уставном капитале и ее соотношение в процентах к общему фонду.
  3. Изменение соответствующей информации в документации общества.

выход участника

Решение общего собрания участников должно отображать следующую информацию:

  1. ФИО гражданина, который покидает список участников.
  2. Процентное соотношение и размер его части в уставном капитале.
  3. Данные о продаже или передаче его доли.
  4. Порядок выплаты положенных процентов.
  5. Подача изменений в регистрирующую инстанцию.

Какие данные заносятся

Документ о созыве собрания учредителей делится на разделы:

  1. Полное наименование организации (ст. 54 ГК РФ).
  2. Юридический адрес общества.
  3. Вид встречи: внеочередная или годовая.
  4. Присвоенный номер протокола.
  5. Число, время, место созыва собрания.
  6. Количество присутствующих, имеющих право голоса.
  7. Доля участников в уставном капитале.
  8. Данные участников: ФИО, паспортные сведения.
  9. ФИО генерального директора и секретаря.
  10. Повестка дня.
  11. Лица, выступившие по каждому вопросу.
  12. Список вынесенных решений.
  13. Кто проводил подсчет .
  14. Проавшие «за» и «против», «воздержавшиеся».
  15. Личные подписи председателя и секретаря.

Законодательством не урегулирован вопрос о том, необходимо ли документ заверять печатью организации.

Чтобы избежать ненужных недоразумений, можно ее поставить. Поскольку дата проведения собрания иногда отличается от даты оформления протокола, документ может содержать обе.

Многие вопросы регулируются ФКЦБ РФ. Последовательность и порядок заполнения протокола оставляется на предпочтение организации. Составляется два экземпляра документа.

Один передается директору, другой подшивается к ОСУ. Поскольку протокол при потере восстановить сложно, лучше сделать несколько дублирующих экземпляров.

Документы, у которых несколько листов, необходимо пронумеровать, скрепить, утвердить подписями всех участников. Личные подписи проставляются на обороте последнего листа.

Решения, вынесенные на всех встречах участников общества, составляют книгу протоколов. При необходимости из нее делаются выписки (ст. 37 ФЗ № 14).

Образец журнала регистрации протоколов

Ни один нормативный акт не устанавливает форму регистрации решений собрания основателей. Каждое общество самостоятельно выбирает метод учета протоколов.

Можно их группировать по рассмотренным вопросам.

Примерные данные для журнала регистрации:

  1. Номер документа.
  2. Дата.
  3. Краткое изложение.
  4. Роспись ответственного за ведение журнала.

Ведением журнала обеспечивается сохранность документов. Допускается хранение документов на компьютере в электронном виде.

По каждому вопросу создается отдельный файл. Затем все помещается в папку, что позволяет быстро получить запрашиваемую информацию через поиск.

Распечатывается журнал в особых случаях для заверения его руководителем и предоставления по месту требования.

Использование СЭД является инновационным методом регистрации документов. Для работы создается только карточка. Затем в нее вносятся необходимые данные, что позволяет, автоматизировано составлять пакеты документов.

форма

Законодательные акты не устанавливают стандартную форму оформления протоколов и журналов регистрации этих документов.

Каждое общество разрабатывает собственный способ, учитывая требования соответствующих законов, сложившуюся практику.

Как проходит процедура регистрации филиала ООО, вы узнаете здесь.

Ели вас интересует, как перейти на ЕНВД при регистрации ООО, вам стоит обратиться к статье, расположенной тут.

Статья 15.23.1 КоАП РФ привлекает руководителя к административной ответственности за нарушение порядка проведения собрания участников, несоблюдение требований по содержанию протоколов и журнала регистрации.

Документы, связанные с деятельностью компании, хранятся в головном офисе все время его существования (ст. 50 ФЗ № 14 от 08.02.98 г.).

Как правило, ответственность за внесение записей в документацию организации ложится на корпоративного секретаря.

Иногда не заполняется протокол регистрации участников ООО. Если документ подписан только руководителем и секретарем, тогда не будет способа доказать присутствие конкретного участника. Как результат, незарегистрированные лица не смогут принять участие в ании (ст. 37 ФЗ № 14).

Образец журнала регистрации протоколов собраний ООО (учета) и точные инструкции по его заполнению не предусмотрены действующим законодательством.

Источник: http://prosud24.ru/obrazec-zhurnala-registracii-protokolov-sobranij-ooo/

Протокол совещания: правила составления, согласования и выписки

Журнал регистрации протоколов совещаний

  • Зачем нужен протокол совещания.
  • К какому типу протоколов относится протокол совещания.
  • По каким правила ведется протоколирование совещаний.
  • Как составить протокол совещания.
  • Из каких разделов состоит протокол совещания.

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании.

Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

Вы можете скачать заполненный образец (пример) протокола рабочего производственного совещания или заседания:

Зачем нужен протокол совещания

В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д.

В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

Наилучшим вариантом является наиболее детализированный бланк протокола.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов, которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор».

Скачать материалы для совещания

К какому типу протоколов относится протокол совещания

В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол заседания.

Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

  • информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
  • распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.

Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия.

Если же надо просто передать сотрудникам информацию по определенной проблеме, разъяснить вынесенные до этого решения и прочее, то можно не пользоваться протоколом.

Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения.

Как вести протокол совещания

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф. И. О. явившихся лиц.

После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих.

Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря. Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям.

При этом нужно обратить внимание, что доклады и вопросы не нужно приводить слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Из каких разделов состоит протокол совещания

Документируя процесс встречи, необходимо обеспечить соответствие протокола совещания ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола оперативного совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания.

Заголовочная часть протокола.

Шапка должна содержать ряд реквизитов:

  • полное наименование организации;
  • вид документа (ПРОТОКОЛ);
  • номер и дату;
  • место оформления;
  • заголовок к тексту.

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.

При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного.

Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.

Например:

  • Открытое акционерное общество;
  • Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»;
  • (ОАО Агентство «Роспечать»);
  • Закрытое акционерное общество «Новые технологии».

Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия.

Источник: https://www.gd.ru/articles/8268-protokol-soveshhaniya

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Журнал регистрации протоколов совещаний

– Минуточку, Иван Сергеевич!

– Что такое?

– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.

– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]

– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

– Это ужасно, Вертер. Ужасно…

К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Теория права
Добавить комментарий