Подробный регламент работы тендерного отдела

Тендерное сопровождение

Подробный регламент работы тендерного отдела

Мы работаем в сфере государственных и коммерческих закупок и готовы помочь на каждом этапе торгов.

Если вы принимаете участие в государственных закупках или только планируете попробовать свои силы, но столкнулись с трудностями в оформлении тендерной документации, нехваткой времени, неуверенностью в победе – команда ООО «Открытые торги» сделает все возможное для получения желаемого контракта.

Новый, мощный поток заказов в Ваш бизнес!

Ежедневный мониторинг государственных и коммерческих торгов по Вашей тематике, подготовка документации и работа на электронных площадках.

Ваш персональный менеджер поможет Вам решить любые вопросы до и после победы.

Полный спектр услуг тендерного сопровождения от компании, которая ценит Вас и Ваше время. Работа с нами заменит Вам целый тендерный отдел, сэкономив на налогах и необходимости оборудования рабочих мест, расходах на обучение специалистов.

Участие в тендерах сокращает стоимость привлеченного заказа. Вы экономите рекламные бюджеты и расходы на отдел продаж.

Процедура торгов и взаимоотношения заказчика с поставщиком подробно описаны в законодательстве и госконтракте.

Через государственные закупки приобретаются практически все товары и услуги, присутствующие на коммерческих рынках.

Для участия и победы в многомиллионных тендерах вам не обязательно иметь огромный опыт работы и репутацию на рынке.

Подготовка компании к участию в тендерах занимает всего около недели. После этого вы сможете участвовать в государственных закупках.

Объем рынка госзакупок с каждым годом растет и потребность Государства в ваших товарах и услугах будет только увеличиваться.

Основные трудности для участников и заказчиков

Наряду с огромной привлекательностью тендеров, существует и ряд объективных причин, сдерживающих участие в тендерах огромного количества потенциальных подрядчиков.

причина – отсутствие специалистов достаточной квалификации для подготовки и участия в торгах, а также для контроля за соблюдением правил выбора победителя и, если необходимо, оспаривания результатов тендера.

Обучение собственных специалистов высокого уровня для участия в тендерах довольно затратно и не всегда экономически оправдано для большинства коммерческих и государственных структур.

Как показывает многолетний отечественный и зарубежный опыт, если вы еще не готовы создать в своей компании полноценный тендерный отдел — надежнее и выгодней заказать тендерное сопровождение.

Процесс организации закупок связан с неоходимостью соблюдения всех требований законодательства и зачастую требует привлечения специалистов, уверенно разбирающихся в тонкостях организации тендеров.

Дилетантство может привести к срыву сроков поставки, длительным судебным разбирательствам и ответственностью, вплоть до уголовной.

Какие услуги мы предлагаем?

Весь комплекс работ по участию в тендерах. Тендерное сопровождению Вашего участия в закупках под «ключ» или помощь на любом конкретном этапе закупки.

Быстро подготовим документы для получения ЭЦП для торгов в Беларуси и России.

Подробнее

Гарантированно пройдем аккредитацию на торговых площадках. Срок от 1 часа до 5 дней.

Подробнее

Поиск тендеров в соответствии с направлением деятельности Вашей компании. Поиск по региону, стоимости, заказчику, условий участия.

Подробнее

Первая и вторая часть заявки. Пакет документов для участия в любых процедурах закупки.

Подробнее

Анализ тендерной документации на наличие противоречивой информации. Обжалование действий (бездействия) заказчика.

Подробнее

Количество тендеров, проводимых по вашему виду деятельности, участники, суммы контрактов, % снижения стоимости, перспективы участия.

Подробнее

История закупок заказчика. Участие и победы конкурента. Выявление коррупционной составляющей и т. д.

Подробнее

Уникальная возможность приобрести за приемлемую плату различное имущество от мелкой бытовой техники и мебели до оборудования и недвижимости.

Подробнее

Приобретение инвестором неиспользуемого государственного имущества.

Подробнее

Участие в торгах без электронного ключа, аккредитации и прочих формальностей. Вы получаете только контракт с заказчиком, остальное мы берём на себя.

Подробнее

Комплекс услуг по проведению процедуры закупки от разработки плана закупок до проведения торгов, выбора победителя, сопровождения подписания контракта.

Подробнее

Полный спектр услуг по тендерному сопровождению Вашего бизнеса. «От» и «до», всё, что связано с тендерами – на высшем уровне.

Подробнее

Участие в тендерах без получения электронной подписи, без регистрации и аккредитации на торговых площадках, без необходимости подготовки и подачи документов, участия в торгах – мы всё сделаем от своего имени. Вам останется только подписать контракт с Заказчиком и поставить продукцию (оказать услугу).

Подробнее

Сопровождение организаторов торгов. Электронный аукцион, переговоры, подрядные торги, открытый и закрытый конкурс. Комплекс услуг по проведению процедуры закупки от разработки плана закупок до проведения торгов, выбора победителя, сопровождения подписания контракта.

Подробнее

1

Вы не расширяете штат своих сотрудников, не несете дополнительные расходы на их обучение, зарплату и уплату налогов.

2

Вам не требуется самостоятельно искать и изучать информацию о закупке, оценивать вероятность допуска к торгам, разбираться в требованиях Заказчика.

3

Вы исключаете вероятность ошибки, цена которой при подготовке заявки очень велика. Подготовку и сбор информации лучше доверить профессионалам.

4

Вы всегда в курсе всех нюансов и изменений в действующем законодательстве о государственных закупках.

5

Вы экономите время на текущие дела, делегируя рутинную работу нам. Не нужно “все бросать”, чтобы участвовать в торгах.

6

Вы исключаете риск не уложиться в срок окончания подачи заявки на участие в торгах по каким-либо техническим причинам.

Успешная деятельность компании «Открытые торги» основана на профессиональном подходе к решению поставленных перед нами задач.

Зная цену времени в делах, касающихся участия в тендерах и сопутствующих им процедурах, мы наравне с качеством оказания услуг, гарантируем также и оперативность на каждом этапе взаимодействия с клиентами и партнерами.

280+выигранных тендеров

Пройдите тест-драйв!

Что входит в сопровождение Тест-драйв Одна любая закупка Стандарт Неограниченное количество
1.Персональный менеджерБудет курировать Ваше участие в госзакупках и отвечать за организационные вопросы.
2.Подготовка перечня тематических закупокПодберем закупки по Вашей тематике, оценим целесообразность участия в них.
3.Подготовка запросов на разъяснение документацииНеобходимы для уточнений требований Заказчика.
4.Подготовка заявкиЗаявка заполняется в соответствии с определенными правилами. Мы берем на себя всю работу по заполнению технической документации.
5.Проведение аукционаМы будем постоянно на связи и консультировать Вас по спорным вопросам.
6.Составление и направление протоколов разногласий (при необходимости)Позволит внести изменения или исправления в отдельные положения заключаемого контракта.
7.Составление и подготовка жалобы, направление её в МАРТЕсли вашу компанию несправедливо отклонили от участия в закупке, мы подготовим жалобу в МАРТ. В таких случаях контролирующий орган выдаст предписание Заказчику об отмене всех протоколов работы комиссии и пересмотре заявок (итогов), тем самым восстановив Ваши интересы.
8.Услуги юристаВы будете получать юридическую поддержку на всем протяжении работы с нами. За Вами закрепляется наш опытный юрист, который поможет Вам в принятии необходимого решения.

Мы подготовили для Вас уникальную подборку статей, которые помогут Вам чувствовать себя намного уверенней при подготовке и участии в процедурах госзакупок.

Распечатайте его и используйте каждый раз, когда готовите документацию, чтобы ничего не упустить.

Читать статью

Вопросы предоставления обеспечения и заключения договора с участником-победителем с 01.07.2019 г.

Читать статью

Правила закупок при строительстве в зависимости от источника финансирования

Читать статью

Подтверждение права на применение преференциальной поправки в размере 15%

Читать статью

Порядок закупок за счет собственных средств на примере предприятия в соответствии с постановлением № 229

Читать статью

О РЕАЛИЗАЦИИ ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ “О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ “О ГОСУДАРСТВЕННЫХ ЗАКУПКАХ ТОВАРОВ (РАБОТ, УСЛУГ)”

Читать статью Перейти к полному списку статей

Источник: https://opentorg.by/

Тендерный отдел: плюсы и минусы

Подробный регламент работы тендерного отдела

Итак, вы приняли решение участвовать в гостендерах. Возникает вопрос: кто этим будет заниматься? Один специально взятый специалист или же несколько? Будет назначен собственный сотрудник или вы воспользуйтесь сторонней помощью, а именно услугами компаний по тендерному консалтингу?

Нужен ли тендерный отдел

Да, если компания планирует активно участвовать в тендерах. Рекомендуем на первых порах не создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе справится даже один человек. Далее по мере нарастания объема закупок можно расширить штат. Стоит сразу сразу задуматься о повышении квалификации ответственного сотрудника.

Если вы не намерены делать тендеры основным источником заказов и не планируете систематически в них участвовать, доверьте эту работу специалистам на аутсорсе. Это компании, занимающиеся тендерной поддержкой. Они выполняют те же функции, что и специалисты тендерного отдела, но разница в том, что в штате поставщика они не состоят.

Если же решение создать специальный отдел окончательное, оцените, сколько специалистов необходимо. Это зависит от количества торгов и размеров компании. Если компания небольшая и участвует в единичных торгах, на первых порах потребуется 1 специалист, максимум 2. Крупным компаниям, которые участвуют в десятках процедур в год, потребуется больший штат.

Зачем нужен тендерный отдел:

  • расширять клиентскую базу;
  • заключать новые контракты;
  • поддерживать и улучшать имидж компании;
  • следить за качеством исполнения обязательств;
  • отстаивать интересы компании в ФАС, а при необходимости — в суде;
  • проводить анализ тендерных продаж.

Создаем с нуля отдел тендерных продаж

Читайте, какую организационную структуру выбрать для отдела по тендерам, как отобрать кандидата на вакантную должность, какие функции возложить на специалиста по тендерным продажам и как настроить максимальный контроль за его работой. Для этого раскроем систему оценки эффективности работы сотрудника отдела тендерных продаж. Это важно, ведь вы как руководитель не владеете спецификой закупок по Закону № 44-ФЗ, который очень сложно написан и к тому же постоянно меняется.

Создать отдел

Плюсы и минусы

Основной минус тендерного отдела в том, что даже при отсутствии тендеров придется платить сотрудникам зарплату. Здесь выигрывает аутсорсинг.

Если участие в тендерах не носит системный характер, то для каждой процедуры можно нанимать сторонних специалистов.

Минусы в том, что довольно сложно оценить работу специалистов на аутсорсинге и ни одна компания не знает вашу продукцию так, как вы.

Плюс тендерного отдела в заинтересованности в результате. Мотивировать специалистов можно через проценты от суммы заключенных контрактов. Также можно платить премию в зависимости от количества выигранных тендеров.

Но нужно помнить про затраты на своих специалистов. Помимо зарплаты это оборудование рабочего места, оплата ресурсов, которые тратит работник (электричество) и др. Сэкономить можно, если взять удаленщиков.

Структура тендерного отдела

По мере роста числа заказов увеличивайте тендерный отдел. Разработайте иерархию и создайте понятные должностные инструкции для каждого работника. Чаще всего структура отдела выглядит так:

  • руководитель (курирует работу отдела, следит за итоговыми показателями, продумывает стратегию);
  • заместитель руководителя (может курировать какое-то одно направление заказов, если их несколько);
  • менеджер по тендерам (ищет торги, подает документы, участвует в тендерах, заключает контракты);
  • помощник менеджера по тендерам (курьер);
  • юрист (подает жалобы, участвует в судебных разбирательствах, отвечает на претензии контрагентов).

Как провести аудит тендерного отдела самостоятельно. Таблица контроля

Если проводите аудит тендерного отдела самостоятельно, пусть это делают не сотрудники подразделения продаж и тендеров. Сотрудники тендерного отдела и руководитель не должны принимать участие в аудите. По срокам проверки аудит обычно длится две недели. Читайте, по каким критериям оценить работу тендерного отдела.

Скачать чек-лист

Функции тендерного отдела

Рассмотрим функции отдела:

  • готовит бумаги для регистрации в ЕИС и на площадках;
  • занимается получением ЭЦП;
  • подает заявки на аккредитацию на государственных и/или коммерческих ЭТП;
  • ищет информацию о торгах в сфере деятельности организации;
  • изучает документацию, техническое задание;
  • анализирует конкурентов;
  • мониторит итоги предыдущих тендеров;
  • готовит документы, заполняет и подает заявки;
  • участвует в процедуре снижения цены;
  • направляет протоколы разногласий по контракту;
  • подписывает контракты;
  • следит за исполнением контрактов, своевременной оплатой.

Кроме того, специалисты непосредственно взаимодействуют с должностными лицами организатора тендеров, участвуют в торгах, отслеживают изменения в закупочной документации, ведут претензионную работу и заключают контракты от лица поставщика.

Выводы

Чтобы участвовать в торгах однократно, достаточно тендерной поддержки. Для этого не нужно создавать отдел и нанимать сотрудников. Если все же решили создать отдел, не раздувайте его. На первых порах можно взять 1-2 человек и наращивать штат по мере роста заказов.

Не стоит привлекать к тендерной работе юристов, бухгалтеров, секретаря в качестве дополнительных обязанностей. Результативность может быть нулевой по обоим направлениям.

Обязательно мотивируйте работников. Премируйте за каждый новый контракт. Четко пропишите порядок действий и функционал. Отдельно обратите внимание на поддержание отношений с контрагентами.

Не забывайте обучать сотрудников. Нормативная база постоянно меняется. Чтобы выигрывать тендеры, нужно быть в курсе последних изменений в законодательстве.

Источник: https://www.pro-goszakaz.ru/article/103446-qqp-19-m8-tendernyy-otdel-plyusy-i-minusy

Организация работы тендерного отдела

Подробный регламент работы тендерного отдела

Поиск новых возможностей сбыта товаров/услуг в период нестабильной экономики остро стоит для всех организаций, как для крупных корпораций, так и для представителей среднего и малого бизнеса. 

В настоящее время сохраняется тенденция развития экономического кризиса. Остро стоит проблема продажи товаров и услуг. В период экономии урезается бюджет, ряд компаний и вовсе отказывается от заключения жизненно необходимых контрактов. Все государственные организации, а также все большее количество частных компаний и ИП активно используют бесплатные тендеры в режиме острой экономии. 

Новичкам в тендерных закупках, можно воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, специализирующейся на сопровождении тендеров, либо попробовать создать тендерный отдел самостоятельно.

Плюсы аутсорсинга:

 – быстрый результат с минимальным вложение финансов – возможен, когда участие в тендерах не носит системного характера.

Минусы аутсорсинга:

 – Ни одна аутсорсинговая компания не знает специфику вашей работы так, как знаете ее Вы. 

 – Повышение гонорара за услуги аутсорсинга служит слабым аргументом для человека, непосредственно курирующего Вашу организацию. 

 – Слабый контроль за сотрудником аутсорсинговой компании. Вы не можете оценить ситуацию – насколько точно удаленный работник, ведущий Ваш проект, понимает поставленную задачу, и на каком этапе разработки находится проект.

 – Хочешь сделать работу хорошо, сделай ее сам. Вы заинтересованы в 100% результате. Вы настроены на победу. При проигрыше Вы теряете гораздо больше, чем специалист аутсорсинга.

Рациональное решение для поиска новых путей сбыта товаров и услуг – создание тендерного отдела. Не стоит изначально раздувать большой штат сотрудников. Для начала достаточно начать с одного-двух работников, которые пройдут специальный курс обучения.

Идея переложить организацию тендерных закупок на секретаря, бухгалтера или юриста плохая, так как основную работу никто не отменяет, а обработка информации по тендерам, подготовка документации, анализ прошлых продаж – серьезная работа, требующая ответственного, грамотного подхода. Несвоевременно обработанная информация о доступных лотах на бесплатных электронных площадках, неправильно проведенный мониторинг тендеров приведет к потере потенциально выгодного заказа. Внедрение специальной программы поиска тендеров “Управление тендерным отделом” значительно упростит работу. 

Иерархия тендерного отдела

Итак, решение принято! Необходимость создания тендерного отдела очевидна. Возникает вопрос, как рационально упорядочить работу внутри отдела? Это зависит от размеров организации и масштабов ее деятельности.

Как уже было сказано ранее, на первых этап раздувать штат сотрудников не имеет смысла. Принять на работу куда проще, чем потом уволить. Необходимо продумать четкую иерархию подчинения, разработать должностные инструкции.

Это можно сделать самостоятельно, либо заключить договор с организацией, специализирующейся на планировании структуры отдела по тендерам.

Если Вы не уверены, что сможете грамотно организовать структуру, продуманные должностные инструкции каждого участника отдела, то за определенную плату это сделают для вас специалисты. В Интернете не составит труда найти предложения по подобному виду услуг. 

Существует несколько вариантов организации работы отдела по тендерам. Наиболее распространена следующая иерархия:

– руководитель тендерного отдела;

– заместитель тендерного отдела;

– менеджер по тендерам (тендерный специалист), их может быть несколько;

– помощник менеджера по тендерам (курьер);

– юрист.

Руководитель тендерного отдела является медиумом между руководящим составом организации и сотрудниками отдела, он контролирует работу всего отдела, проводит аналитику, согласовывает техническую и финансовую стороны процесса.

Заместитель руководителя – правая рука руководителя отдела, полностью способен заменить руководителя в его отсутствие на рабочем месте то тем или иным причинам.

Менеджер по тендерам осуществляет поиск тендеров, подготавливает документы, необходимые для участия в аукционе, при отсутствии помощника осуществляет доставку собранной документации на тендеры и контролирует получения их заказчиком, выполняет поручения руководителя в рамках своей компетенции, следит за своевременностью оформления/продления документации.

Юрист узкоспециализированной сферы обязан владеть правовой базой, досконально знать Федеральный закон № 44-ФЗ, а также другие законы, имеющие отношение к урегулированию процессов участия в тендерах, следить за поправками, вносимыми в законы, отставить интересы организации в УФАС.

Основные задачи тендерного отдела

  1. Расширять клиентскую базу, заключать новые контракты, сохранять наработанные пути сбыта, а также восстанавливать связи со старыми клиентами;
  2. Поддерживать имидж компании, создавать репутацию надежного, заказчика/поставщика;
  3. Подготавливать тендерную документацию, проводить поиск тендеров по всем площадкам, обеспечивать участие в тендерах;
  4. Отстаивать интересы в случае имеющих место нарушений, своевременно подавать жалобу в ФАС;
  5. Проводить анализ тендерных продаж/закупок.

Функциональные обязанности сотрудников

– разработка необходимой документации для участия в тендерах, проверка документов на соответствие требованиям;

 – отслеживание актуальной информации о торгах из различных источников;

 – согласование с руководителем компании участие в торгах, ценовой политики в соответствии со спецификой деятельности;

 – планирование подготовки документов к предстоящим торгам, своевременная корректировка документации;

 – подготовка документов к отправке и контроль за их отправкой;

 – составление отчетной документации;

 – анализ проведенных закупок/продаж;

 – хранение документации, связанной с тендерными закупками в течение пяти лет.

Оплата труда и мотивация сотрудников тендерного отдела

Любому человеку для достижения результата нужна мотивация. Сотрудники тендерного отдела тому не исключение. Мотивировать сотрудников можно несколькими способами. 

  1. Фиксированный оклад + премия за успешно проведенную сделку
  2. фиксированный оклад + процент от суммы выигранного тендера
  3. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку – возможен в крупных структурах, например, таких, как Департамент Здравоохранения Москвы либо Лукойл закупки, когда количество заявок на участие в тендерах достигает значительных размеров.

Резюме

Для однократных побед на электронных площадках достаточно воспользоваться аутсорсинговыми компаниями по тендерам.

Принято решение о создании тендерного отдела – не нужно изначально раздувать штат сотрудников отдела.

Не стоит “навешивать” работу с тендерами юристу, бухгалтеру или секретарю. За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Результативность будет нулевой.

Не стоит ожидать большой отдачи от работы нового отдела. Для начала нужно проанализировать направление развития организации, продумать функционал отдела, распределить обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести обучение сотрудников, на которых будут возлагаться задачи по участию в тендерах. 

Вы настроены на результат – пополнить ряды победителей тендеров. Хороший мотиватор для достижения цели – премирование сотрудников за успешно завершенные сделки. 

Наша программа поможет вам организовать работу тендерного отдела с минимальными затратами времени и денег. Узнать подробнее о ней, а также купить, можно перейдя по этой ссылке

Источник: https://enter-it.ru/item/66-organizatsiya-raboty-tendernogo-otdela

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Подробный регламент работы тендерного отдела

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. Однако, в сфере тендерных продаж может быть несколько способов воплощения данного приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать.

Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление.

С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. Поэтому после поверхностной аналитики руководитель может принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок.

Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Поэтому на практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава.

В данном случае уместной будет поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением может являться решение о создании солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок.

После этого набирается целый штат тендерных специалистов.

Однако, зачастую содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Таким образом, для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Как мы уже определились, тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

  • планирование;
  • организация;
  • координация;
  • мотивация;
  • контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть свои показатели и измеримые результаты. Ведь то, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом также приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она может исходить как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые можно записать в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим, например по факту закрытия контракта, так и периодическим: месячный, квартальный, годовой.

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Поэтому целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

  1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела, а также контроль и составление отчетности.
  2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
  3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который должен отвечать за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
  4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
  5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста можно возложить на одного человека.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

  1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
  2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
  3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
  4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
  5. Изучение и анализ документации, технического задания.
  6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
  7. Подготовка и подача заявок.
  8. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение.
  9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
  10. Получение займов и банковских гарантий.
  11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
  12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
  13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
  14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок.
  15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
  16. Подписание контрактов.

Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

Скачать

Источник: https://goscontract.info/tender/kak-sozdat-tendernyy-otdel-poshagovyy-algoritm

Теория права
Добавить комментарий