Письмо о согласовании встречи руководителей

Письмо о согласовании встречи руководителей

Письмо о согласовании встречи руководителей

Сопроводительное письмо к документам – это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.Сопроводительное письмо удобно тем, что: Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма.

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от с протоколом разногласий.В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

(всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз. Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов: Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Если вы исполнитель, и вам достался в руководители любитель угадайки, тогда вся надежда на вас: задавайте руководителю вопросы. Играть в угадайку — значит подводить себя и свою команду.

Через время я получаю сообщение: В чем проблема: исполнителю сказали «Придумай что-нибудь другое», но не сказали, что и почему; и почему этот вариант не подходит; и какие вообще ожидания. И теперь ситуация предельно тупая: начальство что-то ожидает, но никто из исполнителей не знает, чего.

Как когда в баре парень подходит к девушке: «Хочешь, я угадаю, как тебя зовут? Если вы руководитель, а ваши сотрудники играют с вами в угадайку — это ваш косяк, вы подводите себя и своих сотрудников. Они оформляют документ и отправляют на согласование в Самый Главный Департамент. Угадать невозможно: один и тот же заголовок можно написать десятком способов, и если не понимать задачи, то выбрать один из них невозможно. А исполнители ему уже этого не скажут, потому что подавлены из-за бесконечной угадайки. Грамотная постановка задачи — это ответственность руководителя.

Деловое письмо некоторые виды деловых писем

Получается стабильно хреново: руководитель — не специалист, он не обязан уметь хорошо писать или рисовать красивые макеты.

Он берет карандаш и сам пишет поверх какой-то заголовок, который соответствует его чувству прекрасного.

В итоге всё делает руководитель: на десятом раунде угадайки руководитель уверен, что его сотрудники — кретины, всю работу нужно делать за них, потому что они так и не угадали.

Вместо того чтобы один раз сделать документ, который решает задачу, генерируется десяток документов, которые задачу не решают, потому что непонятна сама задача.

Все тратят время: исполнители рожают случайные варианты, а руководство должно эти варианты изучать и принимать решение.

Кстати, если руководитель говорит «Ну составь 30 вариантов», можно реально составить 30 вариантов и предложить на выбор.

Пока акулы пера ломают копья о главредовский гранит науки; пока не умолкают споры лучших умов о применимости стоп-слов в музыкальной критике; пока изнуренный копирайтер склонился над текстом при свете лампады, а муза его витает в эмпиреях; пока редакторка цедит свой копи-лувак через пуровер, в Школе редакторов прошел вебинар о бешеном редакторском заработке. Клиент опоздал на 40 минут, времени на разговор было только 10 минут. В некоторых ситуациях клиент думал, что исполнитель уже всё понимает и знает, осталось обсудить цену.

А когда Иван Иваныч выберет, объяснить потенциальные проблемы заголовка и предложить выбрать другой. Во всех ситуациях клиенту нужно было получить от исполнителя оценку, причем как можно скорее.

Лучше всего получилось у Влада Зелинского (смотреть с ): Разобрался со временем, хотя клиент вместо этого начал хвалить его ковер Сразу назначил дату следующего созвона Записывал всё Все вопросы — открытые Снял проблему предыдущего исполнителя (на самом деле не снял, но хотя бы спросил) Не растерялся, когда клиент неправильно понял понятия СММ и всё объяснил Выяснил критерии эффективности Предложил начать с чего-то маленького Дал бесплатный совет Элегантно решил проблему денег Не среагировал на лесть и излишнее дружелюбие В продвинутом курсе Главреда есть тема «Как не переделывать работу по десять раз».

Мы с Людой думали, что за одно письмо расскажем о согласовании замечаний. Чтобы нормально объяснить согласования, пришлось писать четыре длинных письма: Вы не раб проекта.

Вы не обязаны брать каждый проект, который вам предлагают.

Если вам некомфортно работать с клиентом, вас не устраивают условия или вы не договорились по деньгам — вы имеете право отказаться.

Если проект уже в процессе стал для вас слишком расточительным, слишком долгим или некомфортным, вы имеете право уйти с проекта.

Это будет иметь определенные последствия — вы не сделаете работу и испортите репутацию. Вы не обязаны терпеть унижения и издевательства клиента, даже если подписан договор и сделана предоплата. Если вы считаете, что для написания статьи нужно потратить два часа на понимание задачи и пять часов на согласование, значит, вы их потратите.

Если это клиенту неудобно — окей, он может обратиться к другому человеку.

Но вы знаете: без согласования ничего дельного не получится.

Вы имеете право диктовать свои методы работы, а клиент имеет право с ними согласиться или отвергнуть.

Если вам по душе то, что здесь сказано, подписывайтесь на продвинутый курс Главреда или поступайте в Школу редакторов — студенты школы получают подписку на курс вместе с приглашением на первую ступень. Правки — это то, что вы сразу и без размышлений беретесь исправлять.

Запомните на всю жизнь: кому задача поручена, тот с ней и носится. Клиент попросил логотип больше, заголовок другой, использовать фразы «премиальное качество» или «творческое соитие» — и исполнитель вносит эти правки.

Например, мне нужно утвердить у Артёма лекцию для Школы стажёров.

Если на неделе, когда мне нужно утвердить лекцию, Артём ныряет на дно Марианской впадины, я должен нырнуть за ним, достать его оттуда и сказать: утверждай.

Автору нужно сдать мне статью, потому что у него горят сроки. Когда исполнитель говорит «правки», он подразумевает, что барин всегда прав, а исполнитель должен лишь сделать то, что велено.

Если я этого не сделал — это мой косяк и, следовательно, моя проблема. В этот день я веду курс, и у меня, допустим, перерыв 15 минут, в которые я могу посмотреть статью. И дальше докапываетесь, что не так с точки зрения клиента.

Человек не попал в перерыв, я в этот день больше не смогу. Потому что любая задача — это не только «сделать», но и «сдать». Можно долго мазать сопли в чатиках по поводу неработающего Кемпа, адовых клиентов и бюрошного зомбирования. Может быть, вы решите проблему зажигательной фотографией.

Можно в фейсбуках обсуждать, работает ли этот подход в реальной жизни. Правки — это то, с чем вы по умолчанию согласились, толком не разобравшись в проблеме. Хороший менеджер, редактор и дизайнер никогда не принимает правочки и всегда согласовывает замечания.

Плохого менеджера легко узнать по фразе «Клиент прислал правочки, просьба внести асап, у нас горят сроки». также: согласовать — ваша работа Я называю это режимом курсора (по аналогии с режимом карандаша) — когда писатель из компетентного специалиста превращается в безвольную мерцающую палочку, которая делает все, что говорит клиент.

В режиме курсора у вас всегда будет плохой продукт. также статью о согласовании с чиновниками Неопытный писатель думает, что виноват клиент: это он изуродовал своими замечаниями прекрасный текст.

Но на самом деле все наоборот: Если после замечаний клиентаполучилось говно,то виноваты в этом вы. Клиент не писатель Естественно, клиент будет советовать говно: он же не знает, как написать хорошо.

Клиент потому вас и позвал — чтобы вы сделали классно. Клиент знает, о чем писать Естественно, что у клиента будут замечания к тексту. Все эти годы, пока вы учились писать, он продавал холодильники.

Вы никогда с первого раза не охватите все, что он хочет рассказать.

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Письмо о согласовании встречи руководителей

В обязанности помощников руководителя, офис-менеджеров и секретарей традиционно входит организация встреч и деловых переговоров.

Безусловно, современные технологии связи, такие как мобильная телефония, Интернет и видеоконференцсвязь (например, Skype) предоставляют огромные возможности по организации деловых коммуникаций, тем не менее, личные встречи продолжают оставаться самыми эффективными мероприятиями с точки зрения достижения результата в деловом общении.

Переписка по организации личных и официальных встреч актуальна и по сей день, но больший объем данного вида переписки существенно сместился в сторону электронной почты. Сегодня мы рассмотрим основные правила переписки с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров.

Переписка по организации личных встреч и переговоров

В таблице ниже приведены основные этапы и цели переписки по организации личных встреч, а также виды соответствующих писем. Далее рассмотрим каждый отдельный вид письма.

Переписка по организации личных встреч

Как мы уже упомянули, в настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте. Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту.

При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму.

В сообщении электронной почты, помимо самого сообщения, может содержаться файл (как правило, в PDF-формате) с электронным образом письма.

Письмо-предложение о встрече (Letter requesting appointment)

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

  • Введение, в котором сообщается причина написания письма.
  • Основная информация письма.
  • Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.

Введение письма-предложения о встрече может:

  • содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
  • быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

В первом случае во введении могут использоваться следующие фразы:

Если нужно инициировать встречу, не имея предварительных договоренностей в виде устных соглашений, писем или сообщений, можно использовать следующие варианты вступительной части:

Заключительные фразы могут содержать информацию как общего характера, то есть формальные фразы типа «Если нужна дополнительная информация, пожалуйста, обращайтесь…», так и более конкретного, то есть могут уточнять, что и когда будет или должно быть сделано, например: «Наш сотрудник свяжется с Вами для уточнения деталей». Для завершения письма можно использовать следующие варианты:

Нужно отметить, что большинство фраз вводной и заключительной частей письма, приведенные нами выше, могут использоваться не только в письмах, инициирующих встречу, но и во многих других.

В основной части письма сообщается кто, почему, когда и где хотел бы провести встречу, например:

Рассмотрим пример письма-предложения о деловой встрече, в котором предлагается возможность переговоров и способ согласования даты и времени встречи с помощью телефонного звонка секретаря.

Обратите внимание, что письмо имеет полную блочную структуру с открытой пунктуацией: все элементы начинаются непосредственно от левого поля, между отдельными элементами пунктуация используется только в теле письма.

(Пример письма-предложения о встрече см. во вложенных документах).

Напомним, что для официальной переписки с зарубежными партнерами в компаниях наряду с бланком письма на русском языке может быть разработан бланк письма на английском языке.

Приведем пример текста еще одного письма, в котором организация предлагает свои услуги представителя/дилера для компании-импортера, информация о которой была получена в ходе выставки (см. во вложенных документах):

Поскольку более ранних контактов с компанией у адресата не было, в вводной части письма дается пояснение того, откуда получена информация о ней.

Затем кратко делается представление компании – инициатора сообщения и описывается возможный вариант сотрудничества.

В заключении выражается желание установить деловые контакты и сообщается информация о том, что представитель компании – директор по закупкам – будет находиться в стране компании-адресата в определенный период и имеет намерение встретиться.

Обратите внимание: в данном тексте (письма, сообщения электронной почты) используется обра

щение «Dear Sir or Madam», поскольку это письмо направлено на имя самой компании и имя должностного лица, которое его прочтет, неизвестно.

Соответственно, вежливой заключительной фразой будет более формальное выражение «Yours faithfully». Если контакты (на выставке и т.п.

) уже были установлены, естественно, следует обращаться к адресату-контактному лицу по имени, а в качестве заключительной фразы можно использовать «Yours sincerely».

Ответное письмо-подтверждение участия во встрече (Reply for letter requesting appointment)

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п.

Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

(Пример письма-ответа на предложение о встрече см. во вложенных документах).

Письмо–согласование, уточнение даты и времени (Letter regarding time and dates)

Ответ на письмо, инициирующее встречу, может быть представлен в форме «бумажного» письма или, что чаще бывает, сообщения, отправленного по электронной почте. В данном письме должны уточняться детали встречи: дата, время, место. В приведенном ниже примере такие детали предлагается уточнить по телефону или по электронной почте.

(Пример электронного письма-согласования с уточнением организационных вопросов встречи см. во вложенных документах).

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например:

Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation)

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.

В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например:

В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи.

Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны. Это можно сделать при помощи следующих фраз:

Письмоизвинениезаотменувстречи (Letter of apology for cancelling an appointment)

Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

В таких случаях сначала следует выразить сожаление в связи с отменой встречи, а затем дать краткое объяснение причины:

Письмо-благодарность и обсуждение дальнейших действий (Letter of thanks and subsequent actions)

На встречах, как правило, достигаются некоторые договоренности, которые впоследствии реализуются в рабочем порядке, а стиль общения после таких встреч и переговоров может стать менее формальным.

Но в любом случае после встречи и переговоров следует поблагодарить за встречу, выслать обещанные материалы (брошюры, каталоги, проекты договоров и т.п.), выразить желание активно сотрудничать в дальнейшем.

(Пример письма-благодарности см. во вложенных документах).

Итак, мы рассмотрели наиболее типичные варианты ведения деловой переписки по организации личных встреч и переговоров. Помните, что такая переписка важна как на этапе установления контактов, так и в продолжении сотрудничества, поэтому она всегда должна быть оперативной и составлена грамотно и в вежливой форме.

Задания

Задание 1

Заполните таблицу 1 так, чтобы обозначение элементов письма из таблицы 2 соответствовало номеру элемента из таблицы 1. Например: 1-Е, то есть сначала сверху указывается название и адрес компании-отправителя (если письмо печатается не на бланке). В таблице 2 приведены элементы письма в произвольном порядке. (См. таблицы во вложенных документах).

Задание 2

Расположите правильно элементы письма (см. во вложенных документах) Следите за их правильным написанием.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210527-qqe-16-m5-perepiska-s-zarubejnymi-partnerami-po-organizatsii-vstrech-i-peregovorov

Сопроводительное письмо к документам

Письмо о согласовании встречи руководителей

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

  • подтверждает факт отправки;
  • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
  • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

  • сообщение о направлении документов,
  • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

  • «Во исполнение… направляем вам…»,
  • «Высылаем вам…»,
  • «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
  • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.

Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Показать

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Показать

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже.

Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия.

А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Показать

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Показать

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Показать

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Показать

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Показать

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Показать

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.

Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию.

Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

Показать

Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Показать

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать.

Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней1. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10

Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Показать

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий.

Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию.

Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание.

Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ».

Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено.

Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.

Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

* * *

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=13959

Предложение о встрече в деловом письме

Письмо о согласовании встречи руководителей

Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:

  1. Текст письма не должен быть слишком длинным.
  2. Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
  3. В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.

Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя.

После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример).

Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение.

Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации.

Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

  1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
  2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
  3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
  4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
  5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
  6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

  1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
  2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
  3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
  4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
  5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

  1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
  2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
  3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
  4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
  5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
  6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
  7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».

Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…».

После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.

Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо

Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа.

На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»).

Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.

«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/prosba-o-vstreche-v-delovom-pisme/

Теория права
Добавить комментарий