Можно ли поставить печать без подписи

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Можно ли поставить печать без подписи

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г.

№ 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства.

Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г.

№ 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму.

В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации.

Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.

1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

  • акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
  • архивные справки;
  • архивные копии;
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
  • заключения и отзывы;
  • заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
  • положения об организациях;
  • представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п.

В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.

Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов). 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами.

В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Источник: http://naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-kak-ispolzovat-pechati-i-shtampy-v-organizatsii/

Как в ПДФ (pdf) документе поставить подпись и печать. 2 способа

Можно ли поставить печать без подписи

Некоторым пользователям бывает необходимо вставлять свою подпись и печать (при ее наличии) в документы формата PDF.

Например, это может пригождаться при заключении договоров и отправке клиентам актов о выполненных работах, при выставлении счетов и т.п.

Так, вместо того, чтобы отправлять распечатанные и подписанные документы по обычной почте (если в этом нет необходимости), можно заранее сделать снимок своей подписи и печати, сохранить в отдельные файлы и потом просто вставлять в нужные места электронных ПДФ документов.

Кроме того, некоторые программы, о чем поговорим ниже, также позволяют делать подпись мышкой на компьютере или сделать подпись стилусом (или пальцем) на планшете.

Способов вставки подписей и печати в документы PDF много и в этой статье мы рассмотрим некоторые из них. Данная информация особенно будет полезна начинающим пользователям, кто сталкивается с такими задачами впервые.

Основные возможности вставки подписи и печати в документы ПДФ, это использование специальных онлайн-сервисов для таких задач, а также применение подходящих программ.

Онлайн-сервисы вставки подписей и печатей в ПДФ

В Сети существует большое количество сервисов (как бесплатных, так и платных), позволяющих вставлять подписи и печати в PDF, а также в другие форматы документов.

Основная суть работы таких сервисов следующая: пользователь загружает свой документ, а также заранее отсканированные файлы с подписью и печатью в онлайн-сервис и вставляет их в нужные места документа. Далее остается сохранить измененный файл к себе на компьютер, чтобы переслать потом нужному адресату или отправить ему ссылку на созданный таким образом документ.

Плюс: не нужно устанавливать дополнительные программы на компьютере.

Минусы: во многих подобных сервисах требуется регистрация; документы, сканы подписи и печати загружаются на сторонний сервис и хранятся там, что в какой-то степени лишает конфиденциальности.

Именно по второй причине я лично не пользуюсь онлайн-сервисами для вставки подписей в документы, поэтому какие-то конкретные сервисы рекомендовать не стану. Но, если вам интересен такой вариант, то в любой поисковой системе наберите выражение Вставить подпись в ПДФ онлайн и приглядитесь к одним из первых вариантам выдачи.

Программы для добавления подписей и печатей в PDF

Использование программ для вставки подписей и печатей тоже очень популярно, так как имеет свои преимущества. Есть много программ, которые можно использовать для этих задач. Из тех, которые уже рассматривались на нашем сайте, и с помощью которых можно вставить подпись и печать в ПДФ документ, можно отметить две: одну бесплатную и одну платную.

Ставим подпись и печать с помощью PDF-XChange Viewer

PDF-XChange Viewer имеет бесплатную версию, в которой есть функционал, позволяющий вставлять подпись и печать в ПДФ документы. Конечно, этот функционал не такой удобный, как будет рассмотрено в следующей платной программе, но всё же, он есть. Обзор данной программы можно посмотреть в отдельной статье.

Как добавить подпись и печать с помощью PDF-XChange Viewer?

Для этого нужно:

  1. Заранее сделать снимки подписи и печати и сохранить их в отдельные файлы.
  2. Открыть с помощью программы нужный документ.
  3. Добавить в палитру штампов подпись и печать. Для этого нужно сначала перейти в раздел Палитра штампов.

И создать новую коллекцию из нужных изображений.

4. А далее уже из коллекции добавлять в нужные места документа подпись и печать.

Данный способ добавления подписи в ПДФ документ прост, но он требует еще определенных действий, так как если отправить файл таким образом, то поставленные штампы останутся доступными для перемещения и изменения размеров.

Чтобы зафиксировать их на установленных местах и с заданными размерами, необходимо нажать на добавленную подпись правой кнопкой мыши, выбрать Свойства, в следующем окне перейти в Дополнительно и отметить галочкой Заблокировано.

Есть еще один важный нюанс! Если нужно распечатать данный файл вместе с подписью и печатью, то при распечатывании в параметрах необходимо выбрать Документ и штампы.

Иначе подпись и печать просто не будут напечатаны!

Если вы воспользуетесь таким способом и отправите на печать подготовленный документ своему клиенту, то можете переслать ему и ссылку на эту статью, чтобы он мог тоже посмотреть эту подсказку и без проблем напечатать документ с подписью и печатью.

Вставляем подпись и печать через Movavi PDF-редактор

Наиболее удобный способ вставки подписи и печати в документы формата pdf, это использование платной программы Movavi PDF-редактор, о которой я уже тоже писал в обзорной статье.

Как добавить подпись и печать с помощью Movavi PDF-редактора?

Разработчики данной программы подготовили отличную простую наглядную инструкцию: Как подписать PDF, поэтому в данной статье мне уже нет необходимости повторятся.

Единственное на что хочу обратить внимание, так это на то, что данная программа позволяет не только удобно вставлять подпись и печать с помощью файлов. В Movavi PDF-редакторе на компьютере можно даже попробовать нарисовать свою подпись мышкой, а на планшете гораздо удобнее это сделать с помощью стилуса!

И плюс к тому же, программа Movavi PDF-редактор имеет бесплатный пробный период. Так что протестировать ее можно совершенно свободно! Рекомендую!

Мнения пользователей

Источник: https://blog-pc.ru/kak-v-pdf-vstavit-podpis-pechat.html

Печать: обязательна ли она на документе? Савельева О

Можно ли поставить печать без подписи

«Без пе­ча­ти не­дей­ст­ви­те­лен» – та­кую фра­зу час­то мож­но ус­лы­шать от лю­дей, ра­бо­таю­щих с до­ку­мен­та­ми. Од­на­ко не все­гда от­сут­ст­вие пе­ча­ти го­во­рит о том, что до­ку­мент яв­ля­ет­ся не­дей­ст­ви­тель­ным или не­за­кон­ным. Рас­смот­рим нор­мы пра­ва, ко­то­рые по­зво­ля­ют ра­бо­тать без пе­ча­ти.

Что такое печать?

Печать – это оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

С юридической точки зрения печать – это реквизит документа. Следовательно, печать придает юридическую силу именно документу как форме фиксации информации, а не подписи на документе.

Традиционно для придания административному документу юридической силы достаточно подписи уполномоченного должностного лица (часть первая п. 18 Инструкции № 4). Такое же правило действует и для договоров (часть первая п. 1 ст. 161 ГК).

Вместе с тем законодательство или внутренние документы организации могут устанавливать дополнительные требования, которым должна соответствовать форма документа, в т.ч. обязательное наличие печати (часть вторая п. 18 Инструкции № 4; часть третья п.

1 ст. 161 ГК).

Локальные нормативные акты также могут определять и перечень должностных лиц, уполномоченных подписывать документы, скрепляемые печатью организации. В таких случаях печать организации ставится на документах, подписанных только определенными должностными лицами этой организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Внимание!

Для придания документу юридической силы обычно достаточно подписи. Только в случаях, определенных законодательством или локальными нормативными правовыми актами, требуется печать. При отсутствии у лица, подписавшего документ, права подписи этого документа, проставление главной печати не придает такому документу никакой юридической силы.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях,  утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Документ:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Какие виды печатей может иметь организация?

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, что установлено Инструкцией № 4. Инструкция № 4 закрепляет 3 вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов, справок и т.п.).

Информация, размещаемая на печати

Характер и объем информации, размещаемой на печатях организаций, ничем не ограничивается, как не ограничивается и количество печатей и штампов, которые может иметь юридическое лицо. Главное условие их применения — их оттиск должен явно отличаться от оттиска основной печати.

Обратите внимание: печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь могут пользоваться только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь, министерства и государственные комитеты, другие подчиненные и подотчетные Президенту Республики Беларусь, Национальному Собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь (ст. 10 Закона № 301-З).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее – Закон № 301-З).

В негосударственных организациях как основная используется так называемая печать фирмы, которая приравнивается к гербовой.

В центре такой печати обычно размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Но организация вправе разместить и иную информацию, например, указывающую на ведомственную подчиненность.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются локальными нормативными правовыми актами организации.

Вспомогательные печати могут использоваться:

– для заверения справок;

– заверения копий и выписок из документов;

– в учетных документах и др.

Внимание!

Запрещено требовать от организации проставления на документах печати иного вида, чем установленный принятым в организации локальным нормативным правовым актом.

Для чего нужны штампы

Помимо основных и вспомогательных печатей в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. Следовательно, штамп представляет собой реквизит документа, придающий документу юридическую силу и ускоряющий документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

– угловой (адресный);

– регистрационный;

– ограничивающий права доступа к документу;

– с реквизитами организации;

– маркировочный.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части 1-го листа документа. Допускается изготавливать угловой штамп 3 видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали (пп. 32–34 Инструкции № 4)

Регистрационный штамп «отметка о поступлении» содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа и проставляется на нижнем поле 1-го листа документа справа (только на самом документе, но не на приложениях к нему).

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством для сведений, составляющих государственную тайну и носящих конфиденциальный характер.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, имеет небольшой размер и рамку. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, УНП.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Справочно:

требования к оформлению реквизитов документов изложены в разд. 5 Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Какие документы скрепляются печатью

В настоящее время отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий виды документов, на которых в обязательном порядке проставляется печать.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, закреплен постановлением № 100.

Документ:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее – постановление № 100).

Согласно этому перечню печать должна проставляться на подлинниках и копиях таких документов, изданных или хранящихся в организации, как:

– трудовые книжки;

– уставы (положения) предприятий, учреждений и организаций;

– договоры;

– доверенности и иные документы, удостоверяющие права физических и юридических лиц;

– образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей;

– акты (приемки законченных строительством объектов, выполненных работ и др.);

– командировочные удостоверения;

– документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

Перечень иных документов, на которых проставляется такая печать, организация вправе определять самостоятельно.

Печать на договоре

Форму договора определяют нормы, предусмотренные ст. 161 ГК, которые не предусматривают обязательного проставления оттиска печати на договоре. Однако наша деловая практика свидетельствует о том, что оттиски печатей используются практически во всех письменных сделках.

Дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности обязательность печати, устанавливаются соглашением сторон (часть третья п. 1 ст. 161 ГК).

Законодательство содержит требования об обязательном наличии печати на договоре только в особых случаях, например, при регистрации сделки с недвижимостью (ст. 67 Закона № 133-З), или при использовании закрепленной законодательством формы типового договора.

В остальных случаях ставить или нет печать на договор – это вопрос соглашения сторон.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам необходимо четко отражать в договоре свое намерение скреплять или не скреплять документ оттисками печатей.

Внимание!

Если законодательством или договором предусмотрено (согласовано) проставление оттиска печати на документе, а фактически она не будет проставлена, то это квалифицируется как несоблюдение простой письменной формы сделки, что может повлечь ее недействительность (ст. 163 ГК).

Документ:

Закон Республики Беларусь от 22.07.2002 № 133-З «О государственной регистрации недвижимого имущества, прав на него, и сделок с ним (далее – Закон № 133-З).

Справочно:

Источник: https://www.jurk.by/izdaniya/ya-spok/pechat-obyazatelna-li-ona-na-dokumente_0000000

Какие документы обязательно нужно заверять основной печатью

Можно ли поставить печать без подписи

Печатная версияЭлектронный журнал

Рассмотрим, какие документы обязательно нужно заверять основной печатью организации, в каких случаях допустимо использовать печать кадровой службы.

Когда печать можно не ставить вообще, но при этом документ оформите правильно.

В кадровой работе есть документы, в которых не нужно ставить основную печать организации, поэтому работодатели для удобства утверждают специальную печать для отдела кадров.

Кадровикам это облегчает задачи: они не ждут, пока руководитель заверит важный документ, а оформляют его сами. Однако в некоторых случаях возникает сомнение, можно ли использовать печать для отдела кадров, например, в трудовой книжке, больничном листе или обязательна основная печать.

Будет ли иметь юридическую силу трудовой договор, если его заверить только подписью.

Решите, какие печати будете использовать в организации

Работодатель вправе иметь основную печать и дополнительные, например, «Для отдела кадров», «Для документов», штампы или работать без печати.

Основная печать представляет собой штамп круглой формы, который содержит наименование организации в точном соответствии с уставом.

Она может включать и другую информацию о компании: товарный знак, эмблему, наименование структурного подразделения и прочее (п. 7 Методических рекомендаций Росархива по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003).

Оттиском печати руководитель организации заверяет подлинность подписи на документах.

Отдельные федеральные законы обязали иметь основную печать государственные и муниципальные унитарные предприятия, некоммерческие, образовательные, научные организации.

Однако коммерческие компании вправе работать без нее (Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Информацию о наличии или отсутствии печати компании отражают в уставе (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п.

7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Дополнительную печать используют для структурных подразделений и отдельных видов документов. Например, печатью «Для отдела кадров» руководитель подразделения сможет заверять подлинность подписи на кадровых документах. Оттиском «Для копий», «Для документов» заверяют копии документов, выписки из них, справки. Организация может иметь и другие виды дополнительных печатей.

Право использовать печать для заверения подписи в отдельных видах документов установите приказом руководителя. Право подразделения использовать печать с собственным наименованием закрепите в локальном акте.

В кадровой службе часто используют штампы: с названием организации, стандартными формулировками увольнения, об образовании и смене фамилии. Они облегчают или ускоряют заполнение документов, делают информацию более разборчивой. Юридической силы штамп, в отличие от печати, не имеет.

Ставьте печать в трудовом договоре на свое усмотрение

В законе нет указаний на то, что работодатель должен ставить в трудовом договоре печать. Трудовой кодекс требует, чтобы стороны заключили его в письменной форме, в двух экземплярах, согласовали условия работы и подписали (ст. 57, 67 ТК РФ).

Если не заверили подпись, а работник требует это сделать, чтобы избежать спора, поставьте основную печать.

Однако поясните сотруднику, что трудовой договор имеет юридическую силу даже без печати, так как она в этом случае – не обязательный, а дополнительный реквизит.

Если не работаете с печатью, то работнику объясните, что по этой причине не можете поставить ее в договоре. Покажите сотруднику выписку из устава, приказа или протокола, где указана информация об отсутствии печати.

Чтобы предотвратить споры с работником, перед тем как подписываете трудовой договор, проинформируйте его, использует ли организация печать или нет. Ознакомьте его, если попросит, с документами, которые это подтверждают.

Основную печать ставьте на больничном листе, документах для фондов и ведомств

Если работаете с основной печатью, то заверяйте ею подпись в бланке больничного, формах для отчетов в ПФР, Росстат, Службу занятости, а также в документах для ФНС, ФСС, МВД, Роструда.

Если работаете без печати, ставьте только подпись. В том случае, если ФСС откажет в возмещении расходов по больничному листу без печати, представьте в Фонд справку о том, что организация от нее отказалась.

В справке укажите, с какого времени и каким решением утвердили такой отказ, впишите его номер и дату.

Это требование закон не регулирует, но так вы избежите спора с Фондом о том, правильно оформили больничный или нет.

Если отправили в фонды или ведомства документы без печати при ее отсутствии в организации, приложите копию устава, протокол или приказ, которым отменили основную печать (ст. 2, 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ).

Утвердите в локальном акте, какой печатью заверяете трудовые книжки, приказы и другие кадровые документы

Подпись в кадровых документах можно заверять основной или дополнительной печатью или не заверять совсем. Главное – утвердить порядок применения печатей организацией в документах компании.

Трудовые книжки. Пропишите в локальном акте, кто вправе подписывать трудовые книжки – руководитель или иное лицо. Если право подписи сохранили за руководителем, то заверять ее он вправе только основной печатью.

В случае когда поручили это начальнику отдела кадров, он ставит печать «Для отдела кадров».

Если компания отказалась от печати, даже от дополнительной, то утвердите в локальном акте, что записи в трудовых книжках не заверяете (Разъяснение, утвержденное приказом Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Позиция проверяющих и судов по вопросу о том, какой печатью работодатель вправе заверять трудовые книжки, сформировалась не сразу.

С 2008 года инспекторы, а за ними и суды считали нарушением, если записи в трудовых книжках, в том числе записи об увольнении, организации заверяли печатью со словами «Отдел кадров», «Служба персонала» и др.

Трудовые книжки работодатели обязаны были заверять основной печатью, потому что отдел кадров – это всего лишь структурное подразделение и его печать не равноценна печати работодателя (письмо Роструда от 24 ноября 2008 г. № 2607-6-1). После 2014 года позиция по этому вопросу изменилась.

Роструд в письме от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1 указал, если печать подразделения имеет круглую форму, содержит полное название организации, то это подтвердит факт работы сотрудника у данного работодателя и не нарушит его прав (пример печатей ниже).

Приказы, штатное расписание, графики отпусков. В законе нет указаний на то, что организации должны ставить печать в приказах, штатном расписании, графике отпусков. Даже когда унифицированные формы были обязательными в организациях, работодатели ставили печать только на командировочном удостоверении, которое Минтруд исключил из перечня обязательных документов.

Если хотите заверять печатью подпись на таких документах, самостоятельно определите этот порядок и утвердите его локальным актом или приказом. Вы можете указать, что штатное расписание и график отпусков руководитель заверяет своей подписью и основной печатью, а приказы только подписью.

Дорогой коллега, дарим робот-пылесос за подписку на “Главбух”! Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/94483-kakaya-pechat-doljna-stoyat-v-kadrovyh-dokumentah

С сегодняшнего дня бизнес может работать без печатей

Можно ли поставить печать без подписи

С сегодняшнего дня чиновников, фискалов и банкиров будут привлекать к административной ответственности за требование удостоверять договора оттиском печати.

В марте Верховная Рада поддержала законопроект № 4194, который отменяет обязательное наличие печати предприятия на официальных документах. В апреле закон подписал президент, а 19 апреля его опубликовали в официальном издании.

При этом еще в 2014 году в Хозяйственный и Гражданский кодексы внесли изменения, согласно которым иметь печать стало правом, а не обязанностью предпринимателя. То есть стороны сделки получили право решать, должен ли договор быть скреплен печатью или достаточно подписей уполномоченных лиц.

Все самое важное в Telegram

“Несмотря на законодательные изменения 2014-го, на практике единицы договоров между субъектами хозяйствования заключались без скрепления подписей печатями, — рассказывает старший юрист ЮК “Алексеев, Боярчуков и партнеры” Инна Рудник.

— Это связано, в частности, с нормами других нормативно-правовых актов. В большинстве случаев документ без оттиска печати не принимался в органах фискальной службы, банковских учреждениях и пр. Сторонам было проще поставить печать и обезопасить себя от возможных рисков.

В итоге упрощение открытия и ведения бизнеса было исключительно декларативным”.

Также, несмотря на то, что с 2014-го использование печатей стало добровольным, Кодекс Украины об административных правонарушения содержал админответственность за “нарушение правил изготовления и порядка учета и сохранения печатей и штампов”.

Что меняется

Субъект хозяйствования впредь имеет право использовать в своей деятельности печать, но ее использование не является обязательным. Наличие или отсутствие оттиска печати предприятия на документе не создает юридических последствий.

“Потеря юридической силы не означает запрет на использование печатей. Предприниматели по-прежнему смогут использовать печати, однако с юридической точки зрения, печать будет выполнять исключительно декоративную функцию”, — поясняет Денис Малюська, заместитель главы Офиса эффективного регулирования BRDO.

Ни один госорган или орган местного самоуправления не может требовать наличия печати предприятия (или предпринимателя) на документе, который подается такому органу. Это касается даже тех случаев, когда наличие оттиска печати обусловлена подзаконным актом (например, постановлением КМУ).

Копия документа, которую предприятие подает в госорган или орган местного самоуправления, считается заверенной в установленном порядке, если на ней стоит подпись уполномоченного лица или личная подпись физлица-предпринимателя. Чиновники не вправе требовать нотариального заверения копии документа (если такое требование не установлено законом).

Но законодательные изменения не коснулись статуса печатей лиц, которые не считаются субъектами хозяйствования (например, органы государственной власти и местного самоуправления, нотариусы, арбитражные управляющие и т. д.). “Поэтому эти лица продолжают использовать печати без каких-либо изменений”, — подчеркивает Малюська.

Какие санкции за требование печати

Должностные лица впредь не могут требовать от предпринимателей наличия печати на документах. Иначе чиновников можно будет привлечь к административной ответственности. А штраф согласно закону составляет от 50 до 100 необлагаемых налогом минимумов, т. е. от 850 грн до 1 700 грн.

“Если у предпринимателя в каком-либо госучреждении не примут документ без оттиска печати, он вправе обратиться в суд для привлечения субъекта властных полномочий к ответственности. Следует отметить, что штраф выплачивается в пользу государства. И если неправомерным отказом вам нанесли убытки, то следует инициировать отдельный спор об их взыскании с чиновника”, — поясняет Рудник.

Возникнут ли проблемы из-за отсутствия печати

Во многих странах печать уже давно не используется, пояснил для Delo.UA младший юрист компании Investment Service Ukraine Максим Пирогов. “При заключении внешнеэкономических контрактов иностранные контрагенты часто удивляются наличию на договоре печати. В Украине же договор или доверенность, которые не заверены печатью, никто не будет воспринимать всерьез”, — говорит Пирогов.

По его словам, убедить компанию-контрагента, что наличие печати необязательно, можно будет без особых проблем. Но вот доказать это госоргану сложно. “Можно обжаловать решение об отказе принять документы в суде.

Но это трата времени и дополнительных средств. Для предприятий намного легче купить печать и работать с ней, чем постоянно доказывать что-то госслужащим”, — говорит юрист.

Он уверяет, что для госорганов необходимо разработать новый способ заверения документов.

Чтобы защититься от мошенничества или рейдерства без печатей, эксперт BRDO Денис Малюська советует при заключении важных договоров требовать подписания договора контрагентом в вашем присутствии, подписи на таких договорах стоит заверять нотариально. Кроме того, эксперт рекомендует внимательно изучать данные Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований.

Источник: https://delo.ua/econonomyandpoliticsinukraine/s-segodnjashnego-dnja-biznes-mozhet-rabotat-bez-pechatej-332881/

Теория права
Добавить комментарий