Мотивация руководителя тендерного отдела

Структура отдела закупок и чем занимается тендерный отдел

Мотивация руководителя тендерного отдела

Отдел закупок – одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь.

Функции и задачи

В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом.

Основными задачами отдела закупок заключаются в:

  • обеспечении участия организации в торгах;
  • участии в формировании и поддержании имиджа организации;
  • привлечении новых клиентов и контрактом через систему тендеров.

Для обеспечения наиболее эффективной деятельности в данном направлении в подавляющем большинстве случаев требуется создание специального отдела с квалифицированным персоналом, замотивированным на выполнение поставленных задач.

Основные функции тендерных отделов представляют собой:

  • подготовку необходимой документации и оформление электронной подписи;
  • аккредитацию и переаккредитацию на федеральных или коммерческих ЭТП;
  • настройку необходимого ПО для участия в аукционах;
  • поиск необходимой информации о проводимых тендерах согласно специфике учреждения;
  • изучение и анализ документов, технического задания;
  • мониторинг итогов предыдущих торгов;
  • анализ конкурентной среды;
  • согласование ключевых моментов участия в закупке с вышестоящим руководством;
  • подготовку документации, заполнение форм и подачу заявок;
  • изучение законодательства в рамках проведения торгов;
  • получение необходимых выписок и справок, их нотариальное заверение;
  • взаимодействие с поставщиками (если компания является посредником);
  • взаимодействие с финансовыми организациями на предмет получения тендерных займов и банковских гарантий;
  • непосредственное участие в закупках;
  • подготовка запросов на разъяснение документации;
  • взаимодействие с организаторами закупок;
  • отслеживание корректировок в извещениях о проводимых торгах;
  • отслеживание результатов закупок;
  • составление необходимых исков и жалоб для защиты интересов компании;
  • заключение контрактов.

Структура

Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:

  • руководитель отдела — связующее звено между отделом закупок и другими отделами организации, контролирует работу всего отдела;
  • специалист по мониторингу и аналитике — занимается поиском информации и анализом завершенных торгов;
  • специалист по торгам — занимается аккредитацией, настройкой рабочего места и подготовкой заявок, непосредственно участвует в торгах;
  • юрист — отвечает за юридическую сторону оформления документации, представляет интересы организации в суде и контролирующих органах;
  • курьер — занимается доставкой документов на бумажном носителе по адресу организатора торгов.

Какие KPI у отдела закупок?

В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные (экономические), но и качественные параметры. Качественными параметрами в данном случае являются такие показатели деловой активности отдела, как:

  • своевременность всех расчетов;
  • своевременность выполнения поставленных задач;
  • мониторинг и анализ цен конкурентов;
  • качественное пополнение складских запасов.

При этом наиболее популярными системами оплаты являются:

  • фиксированная оплата (оклад);
  • оплата за результат:
    • оклад + процент от суммы выигранных тендеров;
    • оклад + фиксированная плата за выполнение плана;
    • процент от суммы выигранных торгов;
    • фиксированная плата за каждую допущенную заявку.

Оплата за результат мотивирует работников тендерного отдела добиваться поставленных задач, а именно – заключать новые контракты и привлекать новых клиентов. В случае с фиксированной оплатой мотивация практически отсутствует.

Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец

Ознакомиться с примерами положения об отделе закупок в рамках 44-ФЗ можно по ссылке https://yadi.sk/i/GpJboAT93KxGTR или https://yadi.sk/i/zay1OwLh3KxGUB.

Руководитель отдела закупок и его обязанности

Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.

Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:

  • мониторинг объявлений о закупках;
  • согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
  • анализ участия в торгах конкурентов;
  • участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
  • планирование деятельности сотрудников отдела;
  • контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
  • определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
  • контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
  • участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
  • подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
  • контроль отправки документации на тендеры;
  • составление отчетной документации;
  • информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
  • предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
  • отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
  • руководство деятельностью подчиненных;
  • предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
  • содействие повышению квалификации сотрудников отдела.

Должностная инструкция

Скачать должностную инструкцию руководителя отдела закупок можно здесь: https://yadi.sk/i/biE8pg1m3KxGZ4.

Сколько зарабатывает: зарплата

На заработную плату руководителя тендерного отдела влияет множество факторов, в том числе его опыт работы, квалификация, а также масштабы компании.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев заработная плата руководителя отдела закупок начинается от 45 тысяч рублей. При этом некоторые организации предлагают своим сотрудникам и более выгодные условия с окладом в 90-120 тысяч рублей в месяц.

Обязанности

Обязанности специалиста тендерного отдела могут быть возложены как на одного сотрудника, так и разделены между несколькими – в зависимости от объема работ и масштабов фирмы. Основные обязанности тендерного специалиста заключаются в:

  • участии в проведении мониторинга объявлений о закупках;
  • подготовке комплекта документов согласно установленным требованиям;
  • оформлении предложений;
  • получении финансовых данных и отчетности в бухгалтерии;
  • получении справок и необходимых документов в госструктукрах;
  • заполнении форм документов по поручению руководителя;
  • формировании пакета документов, входящего в тендерную заявку;
  • организации отправки документов на тендеры;
  • контроле получения отправленной документации Заказчиком;
  • выполнении курьерской функции в случае возникновения необходимости;
  • структуризации сведений о торгах на бумажных и электронных носителях;
  • подготовке ответов на письма и запросы в рамках собственной компетенции;
  • выполнении поручений руководителя в сфере своей компетенции.

Должностная инструкция менеджера отдела закупок

Для того чтобы скачать пример должностной инструкции тендерного специалиста, необходимо перейти по ссылке https://yadi.sk/i/sWtD0ctg3KxGj7.

Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?

Основным признаком необходимости создания тендерного отдела является намерение компании участвовать в тендерах на постоянной основе. При этом создавать сразу большой отдел – серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.

В некоторых случаях целесообразно даже не создавать собственный отдел, а передать данную часть работ аутсорсинговой компании.

В таком случае организация может неплохо сэкономить на создании и обустройстве новых рабочих мест, регулярной выплате заработной платы и налогов.

Поручать при этом работу с тендерами непрофессиональным сотрудникам (бухгалтеру, юристу или секретарю) в качестве дополнительной нагрузки не стоит – в таком случае работа будет выполняться совершенно неэффективно и желаемого результата не принесет.

Однако если масштабы организации и планы руководящего состава подразумевают серьезные объемы работы и систематическое заключение контрактов с помощью тендеров, то потребуется создание полноценного отдела, в обязанности которого будет входить полное ведение закупки – от поиска торгов до заключения контракта. Кроме этого, тендерный отдел должен будет тесно взаимодействовать и с другими подразделениями организации, поэтому подбирать персонал следует особенно тщательно.

Источник: https://specworkgid.ru/zakupki-i-tendery/otdel-zakupok.html

Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм

Мотивация руководителя тендерного отдела

Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.

На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. Однако, в сфере тендерных продаж может быть несколько способов воплощения данного приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.

Отложить создание отдела

Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать.

Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление.

С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. Поэтому после поверхностной аналитики руководитель может принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.

Возложить дополнительные обязанности

Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок.

Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Поэтому на практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава.

В данном случае уместной будет поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».

Создать полноценный отдел

Альтернативным решением может являться решение о создании солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок.

После этого набирается целый штат тендерных специалистов.

Однако, зачастую содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.

Таким образом, для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.

Строим отдел

Как мы уже определились, тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

  • планирование;
  • организация;
  • координация;
  • мотивация;
  • контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть свои показатели и измеримые результаты. Ведь то, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела также могут меняться.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом также приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она может исходить как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые можно записать в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим, например по факту закрытия контракта, так и периодическим: месячный, квартальный, годовой.

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Поэтому целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

  1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела, а также контроль и составление отчетности.
  2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
  3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который должен отвечать за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
  4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
  5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста можно возложить на одного человека.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

  1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
  2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
  3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
  4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
  5. Изучение и анализ документации, технического задания.
  6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
  7. Подготовка и подача заявок.
  8. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение.
  9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
  10. Получение займов и банковских гарантий.
  11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
  12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
  13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
  14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок.
  15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
  16. Подписание контрактов.

Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

Скачать

Источник: https://goscontract.info/tender/kak-sozdat-tendernyy-otdel-poshagovyy-algoritm

Кпи в тендерном отделе

Мотивация руководителя тендерного отдела

На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников. Больше не значит лучше.

Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно.

Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов.

Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.

Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела.

В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.

KPI для руководителя

Я наблюдала постановку задач в одном крупном холдинге.

В положении не лишним будет привести примеры и формулы расчета. По возможности все термины нужно привязать к статьям бухгалтерского учета.

Если Вы используете российские стандарты бухгалтерского учета, то опирайтесь на них, если МСФО, то используйте термины и расчетные показатели из этой системы. Если Вы используете две системы отчетности, то четко укажите, по какой системе будет рассчитываться конкретный показатель. К примеру, не все материальные активы, учитываемые в МСФО, так же отражаются в российских стандартах.

Как внедрить систему KPI в вашей компании

Есть мнение, что KPI напрямую связаны с BSC (Balanced Scorecard – Сбалансированной системой показателей), но это не так.

Создатели BSC не применяли термин KPI. Они использовали понятие «меры», «измерителя», или measure.

KPI и BSC косвенно связаны между собой.

BSC наделена перспективой бизнес-процессов, где присутствуют связанные с ними цели.

Чтобы измерить, насколько эти цели достигнуты, специалисты пользуются показателями бизнес-процессов KPI.

Итак, что такое KPI простыми словами? Это определенные индикаторы, благодаря которым становится намного проще понять, какие действия стоит выполнять для повышения эффективности.

При этом эффективность представляет собой не только количество манипуляций, проведенных за определенный временной промежуток, но и пользу, которую предприятие получило от работы отдельно взятого специалиста.

KPI компании являются общими.

Однако в подразделениях их делят на небольшие, именуемые персональными.

Тендерный отдел и современный подход к работе с Findtenders

Среднестатистический отдел имеет в своем составе следующих специалистов:Руководитель тендерного отдела (начальник тендерного отдела).

Согласовывает с руководством тендеры для участия, осуществляет планирование работы, распределение обязанностей в тендерном отделе, а также контроль деятельности сотрудников и контроль качества подготавливаемых заявок на тендеры. Руководитель тендерного отдела также несет ответственность за эффективность работы всего структурного подразделения. Менеджер по тендерам (Специалист по работе на электронных торговых площадках).

Занимается непосредственным участиям в электронных торгах, подготовкой заявок на тендеры в бумажном виде. Ассистент, помощник менеджера по тендерам (секретарь). Технический специалист в обязанности которого входит сканирование, ксерокопирование документов, сбор правоустанавливающих документов на тендер, ведение внутреннего

Supplychains.ru

Как видите, к единому мнению также не удалось прийти, но по крайней мере, становится понятно, что прежде чем писать про «премии» для руководителя/менеджера по снабжению в описании вакансии, работодателю необходимо чётко для себя, в первую очередь, и для сотрудников определить «правила игры».

Также важно использовать для определения целей не старую парадигму «закупки», а современную, отвечающую требованиям и вызовам рынка «управление цепями поставок».

Оценивать эффективность управления звеньями, взаимодействие и эффективность всей цепи поставок от начальной стадии до попадания в руки потребителю.

Предлагаем вам присоединиться к данной дискуссии и продолжить это обсуждение ниже в «Комментариях» для того, чтобы ответить на животрепещущий вопрос каждой организации: За Какие Достижения платить Премию Отделу Снабжения? Для достижения этих KPI, предлагаем обратить внимание Читать мнения: Вы

Ведь компания не выигрывает от неоплаченных счетов.

Здесь учитываются повторные сделки с уже имеющимися клиентами.

Всем известно, что старые клиенты более лояльны, им проще продать и они более охотно тратят крупные суммы.

Работа с имеющейся базой клиентов должна стоять в приоритете ничуть не ниже, чем поиск новых покупателей. Следовательно данный KPI также имеет большое значение.

Если KPI начальника отдела продаж высок, то вероятнее всего, он сможет способствовать повышению ключевых показателей у своих подчиненных. Помимо того, что продавцов стоит подбирать энергичных, амбициозный и стрессоустойчивых, следует правильно организовать рабочий процесс.

Внутри отдела должен соблюдаться регламентируемый график и определенные правила.

Менеджеры в совершенстве должны владеть скриптами продаж и ежедневно повторять их. Инфо В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.

2.7.

Руководитель тендерного отдела

Глубокие познания 44-ФЗ (в том числе изменений, вступающих в силу в ближайшей перспективе) и 135-ФЗ и соответствующих подзаконных актов; 2) Опыт работы в сфере государственных закупок со стороны поставщика, или со стороны организатора (уполномоченного органа) не менее 3-х лет; 3) Опыт работы на ЭТП; 4) Опыт обжалования действий заказчика (организатора/уполномоченного органа) при проведении закупки в ФАС; 5) Опыт подготовки закупочных документаций в рамках 44-ФЗ для государственных заказчиков; 6) Опыт работы с информационно-аналитической системой Seldon; 7) Microsoft office (Outlook, Word, Excel) на уровне опытного пользователя.

Условия: Офис класса B у метро Электрозаводская; Полный рабочий день с возможностью выбора удобного графика (9:00-18:00, 10:00-19:00, 11:00-20:00); Премирование по результатам участия в закупках.

KPI в закупках

Итогом расчета будет единая характеристика всей деятельности. В сфере логистики, где основная часть деятельности непосредственно зависит от работы менеджеров, показатели KPI позволяют как поощрять сотрудников, так и выявлять слабые стороны в исполнении задач.

Работа сотрудников службы закупки оценивается с учетом:

  1. соблюдения графика платежей;
  2. полноты выполнения заказа (OTIF-индикатор);
  3. общей оценки эффективности закупки, в которой должна быть учтена реализованная экономия.
  4. затрат службы закупок;
  5. работы службы с поставщиками (в том числе конкурентные закупки);

При этом анализ показателей процесса должен соответствовать следующим правилам :

  1. набор показателей должен быть минимальным (не больше 5);
  2. показатели должны быть измеримыми;
  3. стоимость показателя не может превышать управленческий эффект.

KPI менеджеров тендерного отдела. Отчет тендерных продаж

Ещё интересное и полезное видео про дракула фильм , вакансия бухгалтер по расчету заработной платы , флюид для волос , а также похожее .

Ссылка на страницу с видео: Ссылка HTML на страницу с видео: Код для вставки плеера: Отлично!

Поделитесь им с друзьями! Возможно им будет тоже интересно посмотреть наши видеоролики на разные темы.

Источник: http://burosudexpert.ru/kpi-v-tendernom-otdele-58622/

Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?

Мотивация руководителя тендерного отдела

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок).

Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика.

Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.

Нужен ли вам тендерный отдел?
Функции тендерного отдела
Структура тендерного отдела
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
Выводы и рекомендации

Нужен ли вам тендерный отдел?

И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах.

И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации — не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников.  Больше не значит лучше.

Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно.

Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов.

Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.

Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.

Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего — секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.

И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.

Функции тендерного отдела

Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:

  1. Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
  2. Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
  3. Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
  4. Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
  5. Изучение и анализ документации, технического задания;
  6. Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
  7. Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
  8. Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
  9. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
  10. Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
  11. Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
  12. Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
  13. Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
  14. Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
  15. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
  16. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
  17. Заключение контрактов.

Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника,  у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.

Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.

Структура тендерного отдела

Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.

Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.

Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.

Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.

Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.

Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).

Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?

В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации.

Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей.

Сроки создания — от 2-х недель и до 3-х месяцев.

Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:

  1. Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
  2. Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
  3. Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
  4. Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
  5. Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
  6. Обучение специалистов отдела;
  7. Запуск и “обкатка” работы отдела.
  8. Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.

Выводы и рекомендации

И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?

Во-первых, если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.

Во-вторых, если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.

В-третьих, если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи.

Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи.

Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.

В-четвертых, не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.

На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.

Источник: https://zakupkihelp.ru/uchastniku-zakupok/tendernyj-otdel.html

Организация работы тендерного отдела

Мотивация руководителя тендерного отдела

Поиск новых возможностей сбыта товаров/услуг в период нестабильной экономики остро стоит для всех организаций, как для крупных корпораций, так и для представителей среднего и малого бизнеса. 

В настоящее время сохраняется тенденция развития экономического кризиса. Остро стоит проблема продажи товаров и услуг. В период экономии урезается бюджет, ряд компаний и вовсе отказывается от заключения жизненно необходимых контрактов. Все государственные организации, а также все большее количество частных компаний и ИП активно используют бесплатные тендеры в режиме острой экономии. 

Новичкам в тендерных закупках, можно воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, специализирующейся на сопровождении тендеров, либо попробовать создать тендерный отдел самостоятельно.

Плюсы аутсорсинга:

 – быстрый результат с минимальным вложение финансов – возможен, когда участие в тендерах не носит системного характера.

Минусы аутсорсинга:

 – Ни одна аутсорсинговая компания не знает специфику вашей работы так, как знаете ее Вы. 

 – Повышение гонорара за услуги аутсорсинга служит слабым аргументом для человека, непосредственно курирующего Вашу организацию. 

 – Слабый контроль за сотрудником аутсорсинговой компании. Вы не можете оценить ситуацию – насколько точно удаленный работник, ведущий Ваш проект, понимает поставленную задачу, и на каком этапе разработки находится проект.

 – Хочешь сделать работу хорошо, сделай ее сам. Вы заинтересованы в 100% результате. Вы настроены на победу. При проигрыше Вы теряете гораздо больше, чем специалист аутсорсинга.

Рациональное решение для поиска новых путей сбыта товаров и услуг – создание тендерного отдела. Не стоит изначально раздувать большой штат сотрудников. Для начала достаточно начать с одного-двух работников, которые пройдут специальный курс обучения.

Идея переложить организацию тендерных закупок на секретаря, бухгалтера или юриста плохая, так как основную работу никто не отменяет, а обработка информации по тендерам, подготовка документации, анализ прошлых продаж – серьезная работа, требующая ответственного, грамотного подхода. Несвоевременно обработанная информация о доступных лотах на бесплатных электронных площадках, неправильно проведенный мониторинг тендеров приведет к потере потенциально выгодного заказа. Внедрение специальной программы поиска тендеров “Управление тендерным отделом” значительно упростит работу. 

Иерархия тендерного отдела

Итак, решение принято! Необходимость создания тендерного отдела очевидна. Возникает вопрос, как рационально упорядочить работу внутри отдела? Это зависит от размеров организации и масштабов ее деятельности.

Как уже было сказано ранее, на первых этап раздувать штат сотрудников не имеет смысла. Принять на работу куда проще, чем потом уволить. Необходимо продумать четкую иерархию подчинения, разработать должностные инструкции.

Это можно сделать самостоятельно, либо заключить договор с организацией, специализирующейся на планировании структуры отдела по тендерам.

Если Вы не уверены, что сможете грамотно организовать структуру, продуманные должностные инструкции каждого участника отдела, то за определенную плату это сделают для вас специалисты. В Интернете не составит труда найти предложения по подобному виду услуг. 

Существует несколько вариантов организации работы отдела по тендерам. Наиболее распространена следующая иерархия:

– руководитель тендерного отдела;

– заместитель тендерного отдела;

– менеджер по тендерам (тендерный специалист), их может быть несколько;

– помощник менеджера по тендерам (курьер);

– юрист.

Руководитель тендерного отдела является медиумом между руководящим составом организации и сотрудниками отдела, он контролирует работу всего отдела, проводит аналитику, согласовывает техническую и финансовую стороны процесса.

Заместитель руководителя – правая рука руководителя отдела, полностью способен заменить руководителя в его отсутствие на рабочем месте то тем или иным причинам.

Менеджер по тендерам осуществляет поиск тендеров, подготавливает документы, необходимые для участия в аукционе, при отсутствии помощника осуществляет доставку собранной документации на тендеры и контролирует получения их заказчиком, выполняет поручения руководителя в рамках своей компетенции, следит за своевременностью оформления/продления документации.

Юрист узкоспециализированной сферы обязан владеть правовой базой, досконально знать Федеральный закон № 44-ФЗ, а также другие законы, имеющие отношение к урегулированию процессов участия в тендерах, следить за поправками, вносимыми в законы, отставить интересы организации в УФАС.

Основные задачи тендерного отдела

  1. Расширять клиентскую базу, заключать новые контракты, сохранять наработанные пути сбыта, а также восстанавливать связи со старыми клиентами;
  2. Поддерживать имидж компании, создавать репутацию надежного, заказчика/поставщика;
  3. Подготавливать тендерную документацию, проводить поиск тендеров по всем площадкам, обеспечивать участие в тендерах;
  4. Отстаивать интересы в случае имеющих место нарушений, своевременно подавать жалобу в ФАС;
  5. Проводить анализ тендерных продаж/закупок.

Функциональные обязанности сотрудников

– разработка необходимой документации для участия в тендерах, проверка документов на соответствие требованиям;

 – отслеживание актуальной информации о торгах из различных источников;

 – согласование с руководителем компании участие в торгах, ценовой политики в соответствии со спецификой деятельности;

 – планирование подготовки документов к предстоящим торгам, своевременная корректировка документации;

 – подготовка документов к отправке и контроль за их отправкой;

 – составление отчетной документации;

 – анализ проведенных закупок/продаж;

 – хранение документации, связанной с тендерными закупками в течение пяти лет.

Оплата труда и мотивация сотрудников тендерного отдела

Любому человеку для достижения результата нужна мотивация. Сотрудники тендерного отдела тому не исключение. Мотивировать сотрудников можно несколькими способами. 

  1. Фиксированный оклад + премия за успешно проведенную сделку
  2. фиксированный оклад + процент от суммы выигранного тендера
  3. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку – возможен в крупных структурах, например, таких, как Департамент Здравоохранения Москвы либо Лукойл закупки, когда количество заявок на участие в тендерах достигает значительных размеров.

Резюме

Для однократных побед на электронных площадках достаточно воспользоваться аутсорсинговыми компаниями по тендерам.

Принято решение о создании тендерного отдела – не нужно изначально раздувать штат сотрудников отдела.

Не стоит “навешивать” работу с тендерами юристу, бухгалтеру или секретарю. За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь. Результативность будет нулевой.

Не стоит ожидать большой отдачи от работы нового отдела. Для начала нужно проанализировать направление развития организации, продумать функционал отдела, распределить обязанности между сотрудниками, определить цели и задачи, а также провести обучение сотрудников, на которых будут возлагаться задачи по участию в тендерах. 

Вы настроены на результат – пополнить ряды победителей тендеров. Хороший мотиватор для достижения цели – премирование сотрудников за успешно завершенные сделки. 

Наша программа поможет вам организовать работу тендерного отдела с минимальными затратами времени и денег. Узнать подробнее о ней, а также купить, можно перейдя по этой ссылке

Источник: https://enter-it.ru/item/66-organizatsiya-raboty-tendernogo-otdela

Теория права
Добавить комментарий