Какие документы требовать у контрагента при заключении договора

Какие документы нужно запросить у контрагента при заключении договора – Статья

Какие документы требовать у контрагента при заключении договора

Важно снижать риски не только при заключении договора с новым контрагентом, но и в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом. Особенно если контрагент – юридическое лицо рекомендуется периодически запрашивать у него действующие на момент заключения договора редакции имеющих юридическое значение документов.

Если контрагент – юридическое лицо имеет смысл запросить (периодически запрашивать) перечисленные ниже документы:

Учредительные документы

В зависимости от вида юридического лица учредительными документами могут быть устав и (или) учредительный договор. Однако следует иметь в виду, что учредительный договор, как правило, является коммерческой тайной и поэтому на законном основании его Вам, не предоставят.

Свидетельство о государственной регистрации

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (справку о регистрации, справку о зарегистрированном юридическом лице). Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве о государственной регистрации.

Бизнес-идентификационный номер (БИН)

С начала 2013 года всем юридическим лицам в РК необходимо иметь бизнес-идентификационные номера.

БИН – это уникальный номер, формируемый для юридического лица (филиала и представительства) и индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность в виде совместного предпринимательства.

Регистрационный учет всех БИН осуществляется в специальной информационной системе – национальном реестре бизнес-идентификационных номеров.

Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор

Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Нужно обратить внимание, чтобы на момент подписания договора указанный в решении/протоколе руководитель и указанный в справке о зарегистрированном юридическом лице руководитель совпадали.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными.

В уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации, либо законом может быть предусмотрен срок. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Нужно иметь в виду, что в уставе могут быть ограничения полномочий лица, представляющего юридическое лицо.

Если другая сторона договора в момент заключения договора знала или должна была знать об установленных в уставе ограничениях полномочий на заключение договора, то такой договор может быть признан недействительным.

При этом бремя доказывания того, что третье лицо знало или должно было знать о таких ограничениях, возлагается на лиц, которые об этом заявляют об этом.

Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией.

В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника.

Если на доверенности отсутствует печать организации, это никак не влияет на ее действительность (кроме случаев, прямо указанных в законе).

Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность.

Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно.

Но и требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности не обязательно.

Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то проверяется полномочие этого руководителя на момент выдачи доверенности. Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя на момент выдачи доверенности.

Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия. Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 2 ст. 169 ГК РК), хотя есть исключения из этого правила (предусмотренные пунктами 4 и 6 ст.

167 ГК РК):

  • доверенность на получение корреспонденции, на получение выплат от граждан и юридических лиц может быть удостоверена местными исполнительными органами городов республиканского значения, столицы, районов, городов областного значения, акимами города районного значения, поселка, села, где проживает доверитель, организацией, в которой он работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства, администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении, а также командованием соответствующих воинских частей, когда доверенность выдается военнослужащим. Доверенность, посылаемая по телеграфу, а также по другим видам связи, когда отправку документа осуществляет работник связи, удостоверяется органами связи;
  • доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации, если по закону данное лицо должно иметь печать.

Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.

Лицензия на осуществление деятельности

Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию.

К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу.

Имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора. Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия.

Правоустанавливающие документы

Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору, а также осмотр самого имущества. При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество.  

Документ подтверждающий подпись руководителя

При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Рекомендуется запрашивать все документы в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными) форме.

Если контрагент – индивидуальный предприниматель, как правило, запрашиваются:

  • Документы, подтверждающие его правовой статус;
  • Свидетельство о государственной регистрации индивидуального предпринимателя.

Примечание: У индивидуального предпринимателя отсутствуют какие-либо учредительные документы – устав или учредительный договор. В остальном действуют те же требования, что и для юридических лиц.

Таким образом, в настоящей статье, мы выделили ряд документов, которые рекомендуется запросить у будущего контрагента при заключении договора и тем самым проявить должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагента.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Источник: https://dogovor24.kz/articles/kakie_dokumenty_nuzhno_zaprosit_u_kontragentapri_zakljuchenii_dogovora-594.html

Как проверить контрагента по договору

Какие документы требовать у контрагента при заключении договора

Хозяйственные договоры: практические советы и образцы документов

Для того чтобы не попасть в неприятную ситуацию с контрагентом, рекомендуем еще на этапе проведения переговоров о заключении договора выполнить так называемую проверку контрагента.

Это можно сделать с помощью определенных электронных сервисов, а также путем затребования непосредственно у контрагента отдельных документов (их копий).

Из консультации вы узнаете, как провести такую проверку: какие документы запросить у контрагента, а какие можно найти в общедоступных реестрах и сервисах.

Что можно проверить с помощью электронных ресурсов

Электронные ресурсы помогут вам:

1. Получить информацию из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР).

2. Проверить документы разрешительного характера.

3. Узнать налоговый статус контрагента.

4. Получить сведения о судебных спорах контрагента.

https://www.youtube.com/watch?v=8QNXlfOoiNs

Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных видов информации.

Информация из ЕГР

Первым делом рекомендуем проверить информацию о потенциальном контрагенте в ЕГР на . Порядок получения сведений из ЕГР утвержден Приказом № 1657/5.

На сайте Минюста можно получить как бесплатную, так и платную информацию. При получении платного извлечения из ЕГР предоставляется развернутая информация о контрагенте, в том числе история внесения изменений в ЕГР. На наш взгляд, для заключения договора будет достаточно и бесплатной информации.

Для получения бесплатной информации из ЕГР на сайте Минюста необходимо зайти на вкладку «бесплатный запрос» и ввести информацию для поиска, а именно:

  • если контрагент – юрлицо, указать организационно-правовую форму (ООО, ОАО и т. д.), код ЕГРПОУ либо полное/частичное название юрлица;
  • если контрагент – физлицо-предприниматель, то в поле поиска ввести ИНН этого физлица либо полностью Ф. И. О. или фамилию и инициалы, а если физлицо по религиозным убеждениям в законодательно установленном порядке отказалось от получения ИНН, указать серию и номер паспорта гражданина Украины.

Далее появится таблица с перечнем юридических и физических лиц, которые соответствуют заданным параметрам поиска (при наличии таковых). Здесь нужно выбрать интересующего контрагента и нажать «подробнее». После этого отразится детальная информация о контрагенте, а именно:

  • полное и сокращенное (при наличии) наименование юрлица/Ф. И. О. физлица-предпринимателя;
  • данные о месте нахождения/жительства (для физлица-предпринимателя);
  • виды деятельности (КВЭД) (указанные виды деятельности должны совпадать с предметом заключаемого договора, то есть контрагент должен иметь право на занятие таким видом деятельности);
  • данные об учредителях и размере уставного капитала (для юрлица);
  • Ф. И. О. руководителя (подписанта), то есть лица, которое имеет право заключать от имени юрлица договоры без предоставления доверенности (о доверенности см. ниже), и другая информация.

Если в ЕГР нет информации по введенным данным, тогда нужно изменить критерии поиска (сократить название юрлица, указать только фамилию физлица и т. д.). Отсутствие данных можно также свидетельствовать о том, что такое юрлицо (физлицо-предприниматель) вовсе не зарегистрировано.

Проверка документов разрешительного характера

При заключении определенных договоров от контрагента может потребоваться наличие разрешительных документов.

Так, ст. 7 Закона № 222 установлен перечень видов хозяйственной деятельности, подлежащих лицензированию (например, в обязательном порядке лицензируется профессиональная деятельность на рынке ценных бумаг).

С 1 января 2019 года узнать о наличии у контрагента лицензий можно будет в ЕГР на вышеуказанном сайте Минюста.

В настоящее время разработан проект постановления КМУ, которым будет утвержден порядок внесения в ЕГР сведений о лицензиях и разрешительных документах. В случае принятия этого постановления ЕГР должен быть наполнен указанными сведениями органами лицензирования и разрешительными органами до 31.12.18 г.

Налоговый статус контрагента

На сегодня все необходимые сведения о налоговом статусе контрагента можно получить на официальном сайте ГФС, а именно с помощью сервиса:

  • можно узнать, находится ли контрагент на учете в органах доходов и сборов, а также есть ли у него на текущую дату налоговый долг;
  • можно проверить контрагента – плательщика НДС;
  • можно проверить контрагента – плательщика единого налога.

Изучение судебных споров

Такой вид проверки контрагента частично позволит сделать выводы о его добросовестности (наличие/отсутствие споров относительно задолженностей перед другими контрагентами, споры с контролирующими органами, дела о банкротстве/ликвидации и т. д.).

Сделать это можно .

Для этого необходимо в поисковую строку ввести код ЕГРПОУ юрлица либо его наименование. А вот контрагентов – физлиц-предпринимателей так проверить не удастся, поскольку в соответствии со ст. 7 Закона № 3262 в текстах судебных решений, открытых для общественного пользования, не могут разглашаться сведения, позволяющие идентифицировать физлицо (Ф. И. О., место жительства и т. д.).

Как проверить полномочия представителя юрлица

От имени юрлица договор может быть подписан:

1. Лицом, действующим на основании учредительных документов.

Как правило, таким лицом выступает директор предприятия. Его полномочия можно проверить как в учредительных документах (например, в уставе), так и на сайте Минюста (см. выше): в ЕГР есть сведения о лицах, уполномоченных подписывать договоры на основании устава.

Обратите внимание, не содержат ли учредительные документы какие-либо ограничения полномочий директора на подписание тех или иных договоров. Например, в уставе может содержаться требование о том, что сделки на сумму свыше 50 тыс. грн.

подлежат одобрению высшим органом предприятия.

В таком случае только подписи директора на договоре будет недостаточно, дополнительно потребуется документ, одобряющий сделку высшим органом (например, протокол общего собрания участников, если контрагент – хозобщество).

Кроме того, при подписании договора у директора можно запросить копию приказа о его назначении на должность и документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина Украины, водительские права и т. д.).

2. Представителем, действующим на основании доверенности.

Форма доверенности и порядок ее выдачи установлены ст. 244–250 ГК.

При заключении договора с подписантом, действующим на основании доверенности, обратите внимание:

  • на форму доверенности. В соответствии с ч. 1 ст. 245 ГК доверенность выдается в той же форме, что и заключаемая сделка (так, при заключении договора о купле-продаже недвижимости, подлежащего нотариальному удостоверению, доверенность также должна быть нотариально удостоверена);
  • дату выдачи доверенности и срок ее действия (доверенность может быть попросту просроченной). Отсутствие даты выдачи доверенности ведет к ее недействительности (ч. 3 ст. 247 ГК);
  • объем полномочий подписанта (имеет ли право представитель подписывать тот или иной договор, например, в доверенности может быть прямо указано, что подписант вправе подписывать договоры поставок, а вы собираетесь заключить договор аренды, в таком случае эта доверенность не подойдет).

Доверенность представителю юрлица выдает должностное лицо, уполномоченное выступать от имени этого юрлица без доверенности. Такая доверенность заверяется подписью и печатью предприятия (при наличии).

Что делать, если у контрагента электронный устав?

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-kak-proverit-kontragenta-po-dogovoru

Какие страницы устава нужны для заключения договора

Какие документы требовать у контрагента при заключении договора

Перед сделкой нужно снизить юридические риски. Для заключения договора проверьте документы, которые подтвердят реальность деятельности контрагента и его право распоряжаться имуществом. Кроме того, запросите о нем информацию из ЕГРЮЛ и других источников.

В положении о договорной работе перечисляют документы, которые следует проверить для заключения договора

Одна из задач юристов – ведение договорной работы. В том числе перед новой сделкой нужно проверять будущего контрагента. Юристы выясняют, ведет ли он реальную хозяйственную деятельность и насколько добросовестно.

Как о нем отзываются другие компании, нет ли угрозы банкротства или ликвидации. В каком качестве он участвует в арбитражных спорах и т. д. Чем больше достоверной информации соберут юристы, тем проще спрогнозировать риски по сделке.

В ходе общей проверки запрашивают ряд документов для заключения договора.

Чтобы систематизировать работу юристов, в положении о договорной работе пишут, какие документы нужны для заключения договора:

  • с юридическим лицом,
  • с индивидуальным предпринимателем,
  • с физическим лицом.

Так, перечисляют, какие документы нужно запросить для заключения договора с другой компанией:

  1. Учредительные.
  2. Регистрационные.
  3. Документ об ИНН.
  4. Выписку из ЕГРЮЛ.
  5. Подтверждающие полномочия ответственного лица. В том числе проверяют подпись директора.
  6. Лицензионные (если компания ведет деятельность, на которую нужна лицензия).
  7. Правоустанавливающие (если сделка касается имущества, которым контрагент распоряжается).

Например, если между юридическими лицами планируют договор поставки, юристы компании-покупателя проверят документы для заключения такого договора:

  • устав или учредительный договор поставщика;
  • документы с ОГРН и ИНН;
  • актуальную выписку из реестра;
  • документы, которые подтверждают право поставщика распоряжаться товарами;
  • доверенность представителя, который подпишет договор, или подпись директора и т. д.

Кроме того, чтобы снизить риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать для заключения договора актуальные версии документов списка.

Все документы, которые входят в перечень для заключения договора, должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати (если организация использует печать). Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов.

Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.

Подготовлено по материалам Системы Юрист

В список учредительных документов для заключения договора входят устав и (или) учредительный договор, в зависимости от вида юридического лица. Проверьте, чтобы они были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.

Запрашивайте уставные или иные учредительные документы в последней, действующей редакции, для договора это важно. Если компания получит предыдущую версию, она рискует не узнать о важных изменениях.

Определить, какая версия представлена контрагентом, можно по выписке из ЕГРЮЛ. Если появились сомнения в достоверности, постарайтесь истребовать у контрагента предыдущие редакции учредительных документов.

Помимо учредительных, для заключения договора понадобятся регистрационные документы контрагента:

  1. Свидетельство о государственной регистрации. Обратите внимание, что с 1 января 2017 года налоговая такую бумагу не выдает. Новые компании получают только лист записи ЕГРЮЛ.
  2. Листы записи ЕГРЮЛ.
  3. Документы о регистрации изменений учредительных документов.
  4. Документы о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с изменением учредительных документов.

Обратите особое внимание на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

Если юридическое лицо меняло наименование, в этом случае наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием документе о госрегистрации. Однако изменение наименования организации обязательно должно быть отражено в листе записи ЕГРЮЛ или в свидетельстве о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС.

Проверить контрагента

Памятки для сотрудников юридических отделов

Все платные и бесплатные сервисы по проверке контрагента >>

Как самостоятельно и бесплатно проверить контрагента. 15 ключевых источников >>

Скачать образец юридического заключения по итогам проверки контрагента >>

  • Все о проверках. Как юристу защитить бизнес (130 часов)

Для заключения нового договора проверьте документы из налоговой

К документам, необходимым для заключения договора, относятся документы из налоговой. Это:

  1. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика. Наименование организации, указанное в учредительных и регистрационных документах, должно совпадать с наименованием организации в документе об ИНН.
  2. Актуальная выписка из ЕГРЮЛ.

Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом.

Также можно разработать единые правила по проверке документов от контрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора.

Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.

При проверке информации, которая содержится в выписке, исходите из следующего:

  • ЕГРЮЛ открыт для всеобщего ознакомления. Презюмируется, что лицо, которое полагается на данные ЕГРЮЛ, не знает и не должно знать о недостоверности таких данных;
  • юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, которое добросовестно полагалось на данные ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не включенные в этот реестр, а также на недостоверность его данных. Исключение предусмотрено лишь для случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица;
  • по общему правилу закон не устанавливает обязанности лица, которое не входит в состав органов юридического лица и не является его учредителем или участником, проверять учредительные документы юридического лица с целью выявления ограничений или разграничения полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица или нескольких единоличных исполнительных органов, действующих независимо друг от друга либо совместно;
  • третьи лица, которые полагались на данные ЕГРЮЛ о лицах, уполномоченных выступать от имени юридического лица, по общему правилу вправе исходить из неограниченности этих полномочий. Если в ЕГРЮЛ содержатся данные о нескольких лицах, которые уполномочены выступать от имени юридического лица, третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий каждого из них. При наличии в ЕГРЮЛ данных о совместном осуществлении полномочий несколькими лицами третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий лиц, которые действуют совместно (п. 22 постановления Пленума ВС РФ № 25).

Для заключения договора проверьте полномочия лица, которое подпишет документ

От лица контрагента договор будет подписывать руководитель или представитель. Если подписывает директор, контрагент должен представить:

  • решение о назначении генерального директора или
  • протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица.

Кроме того, факт назначения директора подтвердит выписка из ЕГРЮЛ.

При проверке полномочий директора посмотрите, что написано в уставе организации. Например, полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой.

Если директор заключит сделку на сумму выше этого предела, ее могут признать недействительной (ст. 174 ГК РФ). Также в уставе, как правило, указывают срок, на который избирают руководителя.

Источник: https://sroorgru.com/kakie-stranitsy-ustava-nuzhny-dlya-zaklyucheniya-dogovora/

Какие документы вправе требовать контрагент

Какие документы требовать у контрагента при заключении договора
Какие документы нужно запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски? Налоговики уточнили, как проверить контрагента. Подробности в статье.

Вопрос: И меет ли право наш покупатель требовать у нас пакет документов.

Таких, как – Устав, выписка, Свидетельства, справка о состоянии расчетов по налогам и сборам, годовая отчетность, справка об объемах выручки и т.д.

Ответ: Да, контрагент может запросить такие документы. Но ни Налоговый, на Гражданский кодексы не обязывают Вас предоставлять контрагенту какие-либо сведения, тем более отчетность. 

На практике такое требование контрагента связано с понятием «должной осмотрительности» и «проверки благонадежности» контрагента при заключении сделок. Если в первичные документы будут подписаны неуполномоченным лицом, инспекция может отказать в вычете по НДС.

Наличие у контрагента копий документов (доверенности или приказа) о полномочиях лица, подписавшего документы, обезопасит контрагента от претензий инспекции.

В данном случае можно будет говорить о том, что организация проявила должную осмотрительность при выборе контрагента.

По мнению Минфина, в целях проверки благонадежности вполне достаточно запросить учредительные документы контрагента и документы о полномочиях его представителей. Кроме того, проверить контрагента можно на сайте ФНС России (www.nalog.ru) в разделе «Государственная регистрация и учет налогоплательщиков».

Таким образом, Вы не обязаны предоставлять контрагенту отчетность и финансовые справки. Сделать это Вы можете только добровольно.

При этом, возможность заключения договора не может быть поставлена в зависимость от факта непредставления таких документов.

Однако, представить контрагенту учредительные документы и документы о полномочиях представителей организации вполне целесообразно (это принято на практике). Представить их можно в копиях, заверенных уполномоченным лицом и печатью организации.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах « Системы Главбух » vip – версии .

Какие документы нужно запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски

Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация не имела деловых отношений в течение длительного времени, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, организация рискует, например, заключить договор аренды с компанией, не являющейся собственником объекта аренды и не обладающей правом сдавать это имущество в аренду. Или заключить договор на техобслуживание медтехники с организацией, не обладающей лицензией на проведение таких работ. Наконец, может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для вашей компании, а возможно, и судебными спорами.

Кроме того, чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать у него актуальные версии перечисленных ниже документов.*

Контрагент – юридическое лицо

1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав и (или) учредительный договор.*

Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.

Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции.

Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.

2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.*

Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН).* Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.*

Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными (ст. 174 ГК РФ).

Кроме того, в уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Если договор будет подписывать иное лицо, чем руководитель организации, то помимо документов, названных выше, необходимо запросить еще и копию доверенности данного лица на подписание договора. В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

В доверенности указывается также срок ее действия, не превышающий три года. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность действительна в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Необходимо следить за тем, чтобы срок действия доверенности не был просрочен.

Нужно обратить внимание и на форму представленной доверенности. Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, может быть удостоверена нотариально либо самой организацией. В последнем случае доверенность должна быть заверена подписью руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника, с обязательным приложением печати организации.

Доверенность будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, каким образом она удостоверена. При этом стоит проверить полномочия лица, выдавшего доверенность.

Если доверенность удостоверена нотариально, то полномочия лица, подписавшего доверенность, проверять необязательно, поскольку данные полномочия проверил нотариус при удостоверении доверенности. Этот факт, безусловно, повышает доверие к «нотариальной доверенности». Однако требовать от контрагента представления именно нотариально удостоверенной доверенности совсем не обязательно.

Если доверенность выдана руководителем юридического лица, то необходимо проверить полномочия этого руководителя.

Если доверенность выдана иным лицом (например, заместителем директора), нужно проверить полномочия этого заместителя. Они должны вытекать либо из уставных документов, либо из выданной ему доверенности с правом передоверия.

Если доверенность выдана в порядке передоверия, то она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.

5. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).*

Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом.

Также можно разработать единые правила по проверке документов отконтрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора.

Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.

Кроме того, информацию о контрагенте можно найти на сайте ФНС России. Ее также можно сравнить с информацией, имеющейся в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ.

Информация на сайте ФНС России обновляется еженедельно (п. 4 приказа ФНС России от 16 июня 2006 г. № САЭ-3-09/355@ «Об обеспечении публикации и издания сведений о государственной регистрации юридических лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной регистрации»).

Поэтому нельзя исключить вариант, при котором сведения, содержащиеся в предоставленной контрагентом выписке, могут расходиться со сведениями, опубликованными на сайте ФНС России.

В последнем случае рекомендуется уточнить у контрагента причины такого расхождения и при необходимости попросить контрагента представить из ФНС России новую выписку.

6. Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию.*

Перечень лицензируемых видов деятельности указан в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

Причем в статье 12 этого Закона указан перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а в статье 1 – перечислены виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами.

К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Либо этот перечень может быть указан на обратной стороне лицензии. В любом случае имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора.

Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия контрагента.

7. Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору в собственность или во временное владение и пользование.*

При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра.

При заключении договора аренды недвижимого имущества возможны следующие варианты:

  • контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра;
  • контрагент является доверительным управляющим недвижимостью на основании договора доверительного управления недвижимым имуществом;
  • контрагент является арендатором этого недвижимого имущества и передает имущество в субаренду. В этом случае нужно проверить, имеет ли арендатор право на сдачу имущества в субаренду.

О том, как проверить недвижимое имущество на предмет возможных обременений, см. также Как проверить нового контрагента при помощи внешних источников информации (государственные реестры, интернет-сайты, СМИ).

8. При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.

Все документы должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица.

Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов.

Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.*

Налоговики уточнили, как проверить контрагента

Налоговики Сибири требуют документально подтверждать добросовестность контрагентов. Если же этого не сделать, то компания может лишиться расходов, которые не получится защитить даже в суде. Одно из таких показательных дел разместило на своем сайте УФНС по Кемеровской области (www.r42.nalog.ru > Новости от 3 марта 2014 года).

В споре налоговики сняли расходы, потому что компания не проверила деловую репутацию поставщика, который оказался однодневкой.

И суд поддержал инспекторов (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.12.13 № А27-21275/2012).

Мы опросили все региональные управления Сибири и выяснили, что они выдвигают одинаковые требования. Но одновременно специалисты УФНС дали рекомендации, как проверить контрагента.

Во-первых, проверку стоит начать на сайте www.nalog.ru в разделе «Проверь себя и контрагента». Там можно узнать, есть ли данные о компании в ЕГРЮЛ, не дисквалифицирован ли директор и т. д. Во-вторых, уточнить сведения на сайте fedresurs.ru.

На нем можно узнать, не ликвидируется ли компания, не проходит ли в ней реорганизация, есть ли у нее необходимая лицензия и т. п. В-третьих, налоговики рекомендуют поискать отзывы и комментарии о контрагенте или пообщаться с компаниями, которые уже работают с ним.

Желательно, чтобы общение было подтверждено перепиской хотя бы по электронной почте. Наконец, можно запросить у самого контрагента отчетность или справку об отсутствии налоговых долгов.

Если у компании будет полный комплект документов по благонадежностиконтрагентов, то риск претензий значительно снизится.

<

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/7761-kakie-dokumenty-vprave-trebovat-kontragent

Перечень документов для заключения договора

Какие документы требовать у контрагента при заключении договора

Для проверки соответствия контрагента квалификационным требованиям до заключения договора контрагент предоставляет ООО «Газпром газэнергосеть» следующие документы:

Для юридических лиц

а) карточка с основными сведениями и реквизитами юридического лица (далее – «Карточка контрагента»);

б) копия устава в действующей редакции со всеми изменениями (при наличии таковых) с отметкой о регистрации в налоговом органе. Допускается предоставление выписки из устава или страниц устава, содержащих информацию о местонахождении, учредителях, порядке избрания и полномочиях единоличного исполнительного органа контрагента (далее – «руководителя»);

в) копия решения уполномоченного органа юридического лица о согласовании/одобрении сделки, требующееся в силу действующего законодательства, учредительных документов или локальных нормативных актов контрагента (сделки, в совершении которых имеется заинтересованность, крупные сделки и т.д.), либо письменное подтверждение о том, что совершаемая сделка не требует таких согласований/одобрений;

г) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются не руководителем юридического лица;

д) выписка из ЕГРЮЛ (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в ООО «Газпром газэнергосеть»;

е) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

ж) информация о цепочке собственников, включая конечных бенефициаров, с подтверждением соответствующими документами (Правила заполнения таблиц).

Для индивидуальных предпринимателей

а) карточка с основными сведениями и реквизитами индивидуального предпринимателя (далее – «Карточка контрагента»);

б)выписка из ЕГРИП (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в Общество/ДО;

в) копия паспорта (заполненных страниц);

г) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

д) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются представителем.

Дополнительные обязательные документы для иностранного лица:

копии документов и их надлежащим образом заверенный перевод на русский язык документов:

а) о государственной регистрации юридического лица или государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством соответствующего государства;

б) паспорта индивидуального предпринимателя (всех страниц);

в) подтверждающих полномочия подписанта договора.

Предоставление обязательных документов не требуется следующим контрагентам:

  • федеральному государственному органу;
  • органу власти субъекта РФ;
  • органу местного самоуправления;
  • дочернему обществу ООО «Газпром газэнергосеть»;
  • контрагенту, состоящему в договорных отношениях с ООО «Газпром газэнергосеть», ранее предоставившему документы, указанные в п.

    1 Перечня и намеревающемуся заключить новый договор/дополнительное соглашение, при условии предоставления контрагентом предоставляет справки (в произвольной форме), подтверждающей то, что документы и информация, предоставленные им ранее, не изменились.

Если какие-либо документы и/или информация контрагента изменились, он предоставляет документы, подтверждающие изменения, из перечня документов, указанных в п. 1 настоящего Перечня.

2. Специальный перечень обязательных документов при заключении договора с отдельными категориями контрагентов

2.1. Если контрагентом по договору выступает компания, входящая в Компании группы ПАО «Газпром»¹, предоставлению указанной компанией подлежат только документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего договор, и Карточка контрагента. 

2.3. Если контрагентом по договору выступает организация, признаваемая в соответствии с Налоговым кодексом РФ либо Федеральным законом от 29.12.2006 № 264-ФЗ «О развитии сельского хозяйства» сельскохозяйственным товаропроизводителем, контрагент предоставляет следующие документы:

  • Карточку контрагента;
  • документ, исходящий от налогового органа, о возможности применения единого сельскохозяйственного налога, либо документ в произвольной форме, исходящий от государственного органа или органа местного самоуправления по месту нахождения организации;
  • распечатку с сайта nalog.ru из раздела «проверь себя и контрагента» либо выписку из системы СПАРК;
  • копию доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются не руководителем юридического лица или представителем индивидуального предпринимателя.

3. Порядок предоставления документов

Копии документов заверяются подписью руководителя и оттиском печати контрагента.

Документы должны быть направлены с сопроводительным письмом по почте (экспресс-почтой, заказным письмом c уведомлением) или нарочно по адресу: 117647, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 125, а также для ускорения процедуры заключения договора могут быть направлены в электронном виде по адресу: info@gazpromlpg.ru.

¹ Компании группы ПАО «Газпром» – ПАО «Газпром», ООО «Газпром межрегионгаз» и ООО «Газпром инвестгазификация»; дочерние хозяйственные общества, в уставном капитале которых более пятидесяти процентов долей в совокупности принадлежит указанным лицам; дочерние хозяйственные общества, в уставном капитале которых более пятидесяти процентов долей в совокупности принадлежит указанным дочерним обществам, а также хозяйственные общества, имеющие существенное значение для ПАО «Газпром» согласно ежеквартальному отчету ПАО «Газпром».

Источник: http://www.gazpromlpg.ru/?id=506

Теория права
Добавить комментарий