База трудовых книжек

База трудовых книжек

База трудовых книжек

На титульном листе должна стоять подпись лица, заполнившего документ, и четкая, читаемая печать компании.

Примечание: если документ был выдан организацией, зарегистрированной после 07.04.2015, печать может отсутствовать.

Обратите внимание: если на титульном листе отсутствует подпись самого работника, сведения об образовании или профессии, дата заполнения документа, трудовая книжка считается действительной и может быть принята в кадровое делопроизводство.

Записи в разделах должны быть оформлены в соответствии с законодательством, не содержать вольных трактовок и орфографических ошибок.

4) Обращение к предыдущим нанимателям.

Если подлинность записей в трудовой книжке вызывает сомнения, можно обратиться к предыдущим работодателям гражданина.

  • База трудовых книжек
  • Чем грозит подделка документа?
  • Электронная база трудовых книжек
  • База данных трудовых книжек
  • Действия работодателя при предъявлении гражданином “подделки”
  • Единая база трудовых книжек
  • Проверка внешнего вида документа
  • Преимущества использования трудовой книжки в электронном виде
  • База трудовых книжек рф
  • База трудовых книжек рб
  • База трудовых книжек рк
  • исправление некорректных сведений;
  • оформление дубликата документа.

Если же в подделке сведений виновен сам сотрудник, руководитель вправе обратиться в трудовую инспекцию или органы прокуратуры.

Чем грозит подделка документа?

В зависимости от обстоятельств конкретной ситуации нарушителя ожидает привлечение к уголовной ответственности по одной из следующих статей:

  • по 327 статье – за подделку документации;
  • по 159 статье – за мошенничество (при получении пенсии, льгот или пособий в связи с предоставлением недействительного документа);
  • по 292 статье – за осуществление служебного подлога (если подделкой занималось должностное лицо).

Мера наказания назначается судьёй после тщательного рассмотрения дела.

Электронная база трудовых книжек

Внимание

Это же и касается правил заполнения и ведения трудовой книжки, так как данный документ является собственностью самого работника, а внесенные данные должны быть понятны всем без исключения и не вызывать вопросов:

  • Фамилия и инициалы работника должны полностью соответствовать паспортным данным или любому другому документу подтверждающему личность сотрудника. Некорректность даже в одной букве приведет к тому, что документ будет признан не действительным.
  • На первом листе должна стоять печать организации, которая завела данную книжку для своего нового работника и внесла все сведения о нем.

Отсутствие печати также привести к признанию данного документа не действительным.

  • Каждая запись должна сопровождаться проставлением печати организации и подписи уполномоченного лица.
  • При этом работника следует уведомить в письменной форме о том, что сведения о его трудовой деятельности будут проверены.

    Если гражданин знал о факте фальсификации документа и осознанно предъявил подделку, работодатель обязан обратиться в трудовую инспекцию, полицию или прокуратуру.

    Официально трудоустроенный работник может быть уволен в соответствии с п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за предоставление ложных сведений (но расторгнуть трудовой договор можно только по решению суда, если вина лица доказана).

    Поскольку обычные граждане не являются специалистами в вопросах кадрового дела, они могут и не предполагать, что имеющаяся на руках трудовая книжка не соответствует действующему законодательству.

    Единая база трудовых книжек

    В ходе такой проверки важно выяснить:

    • период трудовой деятельности лица;
    • даты приёма гражданина на должность и последующего увольнения;
    • соответствие информации из письменных рекомендаций действительности (если они предоставлялись при устройстве на работу);
    • основания для увольнения;
    • соответствие записей о занимаемой должности и квалификации с архивными данными;
    • сам факт существования организаций и ИП, у которых работал гражданин согласно записям в трудовой книжке.

    Проверка внешнего вида документа

    Действительные трудовые книжки обладают определёнными характеристиками, позволяющими отличить их от поддельных.

    Внешний вид документа зависит от его года выпуска. Старый образец использовался до первого января 2004 года.

    Пользователя и его обращения;

    — электронный адрес, на который будут поступать уведомления о ходе решения проблемы.

    Администрация Портала обеспечивает неразглашение третьим лицам всех введённых в процессе регистрации пользовательских данных, за исключением случаев, оговоренных Пользовательским соглашением.

    4.5. Пользователю необходимо заполнить следующие поля о месте работы:

    — регион, город и точный фактический адрес организации, сотрудником которой он является (-лся);

    — данные об организации: название, организационно-правовая форма, юридический адрес, данные о руководителе;

    — сведения о своей должности и периоде работы;

    — сведения о третьих лицах, упоминание которых требуется для полного описания проблемы.

    4.6.

    При этом все записи должны вносить ручкой одного цвета (желательно не гелиевыми ручками).

    • Даты должны проставляться без ошибок, так как это может быть признано мошенничеством. Даты в трудовой книжке свидетельствуют о трудовом стаже работника, и умышленное искажение может аннулировать данный документ.
    • Все записи вносят в полном формате без каких-либо сокращений, каждая запись должна ссылаться на соответствующую статью в трудовом кодексе.

    Источник: https://pravo-36.ru/baza-trudovyh-knizhek

    Есть ли общая база трудовых книжек

    База трудовых книжек

    Таким образом, сделать новую трудовую книжку можно в случае утери и порчи старой.

    Проверка трудовой книжки

    Правовая база:

    • Закон 125-ФЗ об архивном деле;
    • Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
    • Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

    Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти — близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя — предприятия или физического предпринимателя.

    Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров — они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями. В случае потери владельцем Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

    Даже при утере документа все данные можно легко восстановить

    Стоит ли внедрять электронный документооборот в организацию

    Система ведения электронного документооборота все больше и больше используется многими организациями. Это своеобразные бизнес процессы, которые во многом упрощают всю деятельность организации.

    Хотя стоит отметить, что такие системы обычно достаточно дорогостоящие при всех их преимуществах, поэтому прежде чем внедрят ту или иную систему необходимо оценить целесообразность таких нововведений:

    • Когда бумажный документооборот теряет свою эффективность: документы теряются, номера путаются, не доставляются адресату в положенные сроки и т.д. Руководители должны задуматься о начале внедрения элементарных вещей документооборота, передача данных через электронные почты с сохранением переписок на сервера, создание электронного архива с фильтрами на доступ (в зависимости от должностных обязанностей сотрудника и его правами доступа к разного рода документам).
    • Ускорение процесса передачи документов и производственных задач напрямую влияют на эффективность и прибыльность организации в целом.

    Однако предварительно стоит учесть один нюанс. Гражданин должен быть письменно уведомлён о том, что информация о его трудовой деятельности будет проверяться.

    В ходе такой проверки важно выяснить:

    • период трудовой деятельности лица;
    • даты приёма гражданина на должность и последующего увольнения;
    • соответствие информации из письменных рекомендаций действительности (если они предоставлялись при устройстве на работу);
    • основания для увольнения;
    • соответствие записей о занимаемой должности и квалификации с архивными данными;
    • сам факт существования организаций и ИП, у которых работал гражданин согласно записям в трудовой книжке.

    Самый действенный способ проверки

    Для отвечающих за такие проверки работников сложность состоит в том, что общедоступных баз данных трудовых книжек не существует.

    Записи вносятся от руки – на основании приказов и распоряжений, но формулировки не дублируются и никуда не сообщаются. Создание подобной базы данных не имеет смысла.

    Весь реальный трудовой стаж гражданина учитывается другим способом – не кадровым учетом, а бухгалтерским.

    Прочно вошедшая в нашу жизнь привычка проверки всего на свете онлайн в данном случае не поможет.

    Но есть прием, как проверить подлинность трудовой книжки. Звонок в место, указанное в последней записи, многое прояснит.

    Проверяют ли сейчас трудовые книжки?

    Чтобы не столкнуться с мошенниками и избежать возможных проблем с законом, руководителям и сотрудникам отдела кадров рекомендуется осуществлять проверку трудовой книжки потенциального сотрудника перед его наймом.

    Сделать это может как сам работодатель, так и специалист из соответствующего агентства, однако во втором случае услуга является платной.

    Организации, занимающиеся профессиональной проверкой подлинности документов, могут использовать открытые базы данных государственных органов и направлять письменные запросы прежним руководителям потенциального сотрудника.

    По окончании работы специалистом составляется соответствующий акт проверки трудовой книжки.

    Как проверить трудовую книжку на подлинность?

    Убедиться в действительности предъявленной гражданином книжки можно тремя способами:

    • сравнив дату её выпуска с серийным номером;
    • связавшись с прежними руководителями потенциального работника;
    • проверив её внешний вид.

    Проверка трудовых книжек по серии и номеру

    Непосредственно год изготовления документа не указывается, однако книжка должна иметь соответствующие номер и серию, отпечатанные в верхней части первого листа.

    Дата оформления трудовой должна соответствовать её году выпуска.

    Вместе с тем, стоит учитывать и то, что вполне ответственный работник, претендующий на место в новой организации, мог получить на прежнем месте работы трудовую, изначально не соответствующую требованиям ТК РФ.

    В таких ситуациях стоит завести сотруднику новый документ. Подлинность трудовой книжки: как проверить Раздел: Трудовое право | Принимая на работу нового сотрудника, работодатель всегда изучает записи в его трудовой книжке.

    В этом документе хранится информация обо всех предыдущих местах работы специалиста, о сроках пребывания на определенных должностях, о премиях и поощрениях.
    Для тех, кто делает выводы о способностях работника по качественному наполнению его трудовой книжки, часто стоит проблема определения подлинности этого документа.

    Намереваясь сложить важный документ, следует мысленно разбить содержание на три частей. Эти части не всегда должны быть написаны в той же последовательности. Прежде всего необходимо обдумать к чему вы желаете в конце заявления, после обдумайте мотивы.

    Это могут стать обычаи, писаные правила, законы. Начало критично важный раздел, который формирует впечатление. Также стремитесь осознать какому должностному лицу адресован готовящийся просительный документ и кто должен обрабатывать. Принимая на работу нового сотрудника, работодатель всегда изучает записи в его трудовой книжке.

    Внимание В этом документе хранится информация обо всех предыдущих местах работы специалиста, о сроках пребывания на определенных должностях, о премиях и поощрениях. Для тех, кто делает выводы о способностях работника по качественному наполнению его трудовой книжки, часто стоит проблема определения подлинности этого документа.

    Причины для подделки документа

    Трудовая книжка – один из основных документов работника, благодаря которому он может рассчитывать на предоставление пенсии определённой величины.

    Хотя правительство планирует отменить данный документ в 2017 году, подобные планы пытаются реализовать уже в течение десятилетия.

    В любом случае изменения будут вводиться постепенно и сначала коснутся небольших предприятий.

    В трудовых книжках данного образца существует ряд отличий в оформлении. На обложке и первой странице, отсутствует герб СССР. У данных трудовых книжек нет серии и номера. На титульном листе отсутствует оттиск,печати организации в которой заводилась, а так же подпись уполномоченного (заводившего),лица.

    Вместо полной даты рождения владельца трудовой книжки вноситься только запись о годе рождения.
    При внесении записи в трудовую книжку указывались данные в следующей последовательности:

    • Номер записи.
    • Год.
    • Дата.
    • Сама запись. Пример:,№ 5; 1967; 15.06

    Трудовая книжка образца 1974 года.

    Трудовая книжка и вкладыш для неё были введены в действие 20.06.1974 г.,Цвет зелёный, формат А6. Отпечатан герб СССР и наименование бланка «Трудовая книжка».

    В трудовой книжке появились серия и номер.

    Как проверить на подлинность трудовую книжку?

    Страницы были защищены водяными знаками, благодаря чему их было непросто подделать. На последней странице находилась пометка «Гознак.1974». С 2004 эти бланки больше не выпускаются, но до сих пор используются некоторыми работниками.

    То есть если сотрудник приносит вам свой документ о стаже, который имеет реквизиты АТ-II, и он уже предпенсионного возраста, то с этим человеком и его документом, вероятнее всего, все нормально.

    К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

    Заменяем старые книги учета движения трудовых книжек на новые

    Заменяем старые книги учета движения трудовых книжек на новые 28.03.2019

    Обычно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – КУДТК) заменяют, когда заканчивается предыдущая, когда она исписана до последней строки. Но бывает, что замену приходится производить раньше.

    Так, нередко, устроившись на новую работу, кадровик обнаруживает, что КУДТК ведется в компании не по утвержденной форме.

    Гострудинспекция при проверках зачастую обнаруживает, что КУДТК ведется работодателем по «своей» форме или после утверждения новой формы в 2003 г (Постановлением Минтруда России от 10.10.

    2003 N 69) работодатель завёл КУДТК по старой форме, действовавшей прежде, – видимо, взял книгу из старых запасов. Если КУДТК ведется работодателем по своей собственной форме, то к этому претензии при проверке со стороны инспектора будут однозначно.

    К старой форме КУДТК проверяющие могут быть еще не так строги.

    Источник: http://dshi-isk.ru/est-li-obshhaya-baza-trudovyh-knizhek

    Все об электронных трудовых книжках

    База трудовых книжек

    С 1 января 2021 года наши привычные, дорогие сердцу бумажные трудовые книжки оцифруют, и они будут храниться в электронном виде в системе персонифицированного учета. А начнутся все эти преобразования уже в следующем году.

    Где уже есть

    На самом деле, «где уже есть электронные трудовые книжки?» – вопрос некорректный. В Европе, скажем, такого понятия, как трудовая книжка, вообще не существует.

    Там уже давно все данные о работниках хранятся в цифровом виде. Все необходимые работодателю данные есть на карточках социального страхования.

    Одной из последних европейских стран, которые отказались от трудовых книжек, стала Италия: там их упразднили в 2000 году.

    В США также отсутствует понятие трудовой книжки. Работодатели смотрят на резюме и характеристики, а затем проверяют предоставленную информацию о предыдущих местах работы. Главным документом для работодателей и сотрудников за рубежом служит трудовой контракт (который в России, кстати, многие сотрудники даже не хранят).

    Трудовые книжки, более или менее привычные нам, сегодня используют лишь в некоторых странах СНГ.

    Что в России

    Краткий экскурс в историю. В России первые трудовые книжки появились в 1918 году. А в СССР трудовая книжка служила гарантией талонов на продукты и различных льгот, так что пренебрегать ими было никак нельзя.

    Если вам все-таки дорога ваша бумажная трудовая, никто не заставляет избавлять от нее окончательно.

    Любой сотрудник может написать заявление с просьбой о том, чтобы и бумажную трудовую продолжали вести наряду с электронной.

    Однако данные все равно будут оцифрованы, так что в этом случае кадровику придется делать двойную работу. Поэтому обращаемся к работникам: не мучайте своих кадровиков! 🙂

    Переход на электронные трудовые книжки в России начали обсуждать с 2012 года, но только в 2018 году, 28 июня, их поэтапное введение было одобрено Кабинетом министров на заседании Правительства.

    «Мне не кажется, что бумажные трудовые книжки изжили себя полностью, – говорит Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом, преподаватель профильных дисциплин для специалистов кадровых служб и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ».

    – Внимательно изучив последнюю версию законопроекта о внесении изменений в Трудовой кодекс, мы понимаем, что трудовая книжка в бумажном виде продолжит существовать у тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут работодателю соответствующее письменное заявление.

    Молодое поколение – те, кто будет поступать на работу впервые после 1 января 2021 года – автоматически остается с электронной трудовой книжкой.

    При этом неясно, что будет с теми, кто на эту же дату совсем не будет иметь работы – домохозяйки, безработные и другие нетрудоустроенные граждане. Есть вероятность, что их трудовая книжка также станет электронной.

    Отмечу, что условие, изначально предполагавшее полный отказ от ведения трудовой книжки на бумаге, было из законопроекта исключено. Поэтому сейчас неизвестно, будут ли когда-либо сведения о трудовой деятельности всех работников без исключения переведены в электронный вид.

    Получается, что в настоящий момент речь идет больше об оцифровке существующих трудовых книжек, путем подачи работодателем отчетов в Пенсионный фонд, а не о полном отказе от бумажной трудовой книжки».

    Итак, с 1 января 2020 года работодатели начнут предоставлять данные о сотрудниках в Пенсионный фонд РФ, где сформируют электронные трудовые, а с 1 января 2021 года всем новоиспеченным сотрудникам трудовые книжки будут заводить исключительно в цифровом виде. Законопроект можно почитать здесь.

    Как подготовиться к переходу

    Эйчарам необходимо следить за тем, чтобы в 2020 году сведения о работниках предоставлялись ПФР не позднее 15 числа каждого месяца, следующего за отчетным. А в 2021 году информация о таких важных событиях, как прием или увольнение работника, нужно передавать в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

    С 2020 года будет введена административная ответственность за непредставление в установленный срок или представление недостоверных сведений о трудовой деятельности. Привлекать работодателей к ответственности будет Роструд. Соответствующие дополнения будут внесены в статью 5.27 КоАП.

    Николай Пацков, генеральный директор компании-конструктора документов FreshDoc.ru, рассказывает, как компаниям подготовиться к переходу на электронные трудовые: «Законопроект Минфина (№ 748684-7) содержит перечень мер, которые должен предпринять работодатель для перехода на электронные трудовые книжки. В течение 2020 года компании должны:

    • подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюза (при его наличии);
    • внести изменения в соглашения и коллективные договоры (при необходимости);
    • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
    • в письменной форме уведомить работников об изменениях трудового законодательства и об их праве представить до 1 января 2021 года заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.

    Работодатели должны быть готовы к первичному увеличению затрат на приобретение специального программного обеспечения и дополнительному обучению сотрудников кадровой службы, которые плохо владеют компьютером».

    Кроме того, необходимо определить ответственное лицо, которое будет передавать информацию в ПФР в электронном виде.

    Плюсы

    Директор по персоналу ООО «Байкал-Сервис ТК» Татьяна Козлова считает, что у бумажной версии трудовых книжек есть ряд недостатков:

    • она быстро изнашивается и приходит в негодность, и если сотрудник часто меняет работу, то ему приходиться вшивать вкладыш, что делает книжку более объемной;
    • ее можно потерять, и тогда восстанавливать трудовой стаж достаточно сложно;
    • ее можно подделать, так как до сих пор в метро или на улицах продаются поддельные бланки.

    «Введение электронной трудовой книжки исключит все эти минусы и для работника, и для компании, – говорит Татьяна. – Кроме того, в организациях упростится кадровое делопроизводство: не нужно будет тратить ресурсы на подготовку и заверение копий».

    «Бумажные трудовые книжки – это атавизм, который противоречит принципам национальной программы «Цифровая экономика РФ», – считает Николай Пацков. – От перехода на электронные трудовые книжки выиграют все.

    Например, не будет проблем с выдачей документа при увольнении (это, в первую очередь, плюс для сотрудника). Работодатели больше не смогут манипулировать угрозами не выдать трудовую.

    Работник сможет в любой момент запросить из ПФР данные о своей трудовой деятельности и проверить их корректность.

    Также работник может не сомневаться в том, что из его зарплаты производятся отчисления в ПФР. Данные о платежах от работодателя будут формироваться автоматически, и работник в любой момент сможет их проверить. Кроме того, электронная трудовая книжка позволит выявить недобросовестных работодателей, которые платят «серую» зарплату и не делают отчислений в Пенсионный фонд.

    Ошибок в трудовой станет меньше. Цифровой документ позволит избежать опечаток, помарок, исправлений и снизит штрафы при проверке. В системе будет доступно автоматизированное применение стандартных формулировок (например, «уволен по собственному желанию»).

    Еще один бесспорный плюс электронных трудовых – в экономии времени. При приеме на работу кадровики смогут моментально получать сведения о трудовой деятельности соискателя. Также ускорится оформление перехода с одной работы на другую, в том числе удаленную».

    Добавим несколько плюсов и мы. Хранение бумажных трудовых книжек, особенно в компаниях с большим штатом, – отдельная тема: сразу вспоминаются ряды стеллажей из какой-нибудь библиотеки Хогвартса.

    С электронными трудовыми книжками вся информация будет храниться в одном месте, что удобно и работодателям, и работникам.

    Взять хотя бы такую простую ситуацию, когда сотруднику нужна копия трудовой книжки: нужно идти в отдел кадров, объяснять, что, как и зачем, тратить время… Тут же все будет гораздо проще: все оцифрованные данные можно просто взять и переслать (хотя, очевидно, на это потребуется согласие работника).

    Возможные трудности

    Но, конечно, есть трудности, с которыми придется столкнуться при переходе на обновленную систему. Например, актуальная нынче проблема сохранности цифровых данных.

    Как быть с хакерами и цифровыми мошенниками? Другой вопрос в том, что не у всех граждан России есть доступ к бесперебойному интернету, да и по уровню компьютеризации наша страна далеко не впереди планеты всей.

    Смогут ли наши родители предпенсионного возраста разобраться с электронными цифровыми подписями?

    Кроме того, эйчары опасаются, что приобретение специального программного обеспечения для оцифровки трудовых может влететь компаниям в копеечку. Чиновники пока ничего об этом не говорят, но обещают, что с экономической точки зрения переход на электронные трудовые будет выгодным для работодателей, так как уменьшаются затраты на кадровое делопроизводство.

    Технологический прогресс не остановить. Несмотря на определенные трудности, мы должны подстраиваться под него. «Работодателям нужно отслеживать судьбу законопроекта, чтобы знать, к чему готовиться уже в январе 2020 года, – говорит Наталья Чередниченко, эксперт-практик в области трудового законодательства и управления персоналом.

    – Далее, уже в 2020 году следует составить список локальных актов для пересмотра, после чего изменить их. И, конечно, не забыть проинформировать работников об изменении трудового законодательства, чтобы они смогли выбрать, в какой форме продолжит существовать их трудовая книжка – по старинке в бумажном виде или же в электронном.

    Кто из работников окажется в выигрыше, покажет время».

    Источник: https://worki.ru/blog/vsie-ob-eliektronnykh-trudovykh-knizhkakh/

    Новости экономики и финансов СПб, России и мира

    База трудовых книжек

    В июне вице–премьер правительства России Ольга Голодец сообщила, уже в январе 2018 года — через полгода — в России может заработать система электронных трудовых книжек. Сейчас Минтруд активно работает над этим, объяснила она и отметила, что переход на электронные трудовые книжки не будет резким: можно будет пользоваться как бумажными, так и виртуальными документами.

    Историческая справка

    Бумажные трудовые книжки были введены Кодексом законов о труде (КЗоТ) в 1918 году. Спустя 4 года новый КЗоТ РСФСР упразднил этот документ, заменив трудовые книжки сначала на расчетные, а затем на трудовые списки.

    Книжки вернулись в СССР 15 января 1939 года. Об отказе от бумажных книжек активно заговорили спустя 72 года: впервые такое предложение прозвучало в 2011 году на конференции Александра Сафонова, на тот момент он занимал пост заместителя главы Минздравсоцразвития.

    Планировалось, что трудовой стаж всех работников будет занесен в компьютерную базу, что позволит начислять пенсию в автоматическом режиме и упразднить сам документ. После многолетних дискуссий книжку решили не отменять совсем, но ввести электронную форму документа — и то по желанию.

    Предполагается, впрочем, что в конце концов бумажные книжки исчезнут: сейчас разрабатывается законопроект о полномасштабном переходе на электронный вариант, который будет проходить медленно и в несколько этапов.

    “Переход на электронную версию я воспринимаю, как положительную инициативу. Это логичный современный подход к решению вопроса, — уверена Лика Сюкияйнен, юрист рекрутинговой компании Hays. — Инициатива внедрения в России электронных трудовых книжек – часть общей системы перехода на электронный документооборот и электронный обмен информацией среди государственных ведомств”.

    Но если плюс электронный книжки для сотрудника лежит на поверхности — она исключает потерю сведений о стаже и опыте работы, то для работодателя выгода перехода на электронку не так очевидна.

    По мнению Минтруда, электронный кадровый документооборот снизит издержки работодателей.

    Но не все работодатели в это верят, как минимум потому, что техническая сторона подобной системы пока остается загадкой, а значит, теоретически слабых мест в ней может быть много.

    “Остаются открытыми следующие вопросы: каким образом можно будет авторизовываться работодателю в электронной системе (как система узнает, что именно эта компания – работодатель человека), сколько будет стоить электронная подпись, каким образом будет обеспечена сохранность данных, кто будет отвечать за наполнение системы данными за предыдущие периоды (с учетом того, что эти данные есть в полном объеме в ПФР). И еще один немаловажный вопрос: станет ли введение такой системы основанием для того, чтобы мы подавали в ПФР и ФСС меньше данных и отчетов, за ошибки в которых положены немалые штрафе?”, — говорит Мария Маргулис, генеральный директор “1000 кадров”.

    Юрий Воронин, директор департамента корпоративного развития и управления персоналом Уральского банка реконструкции и развития (УБРиР), среди причин, по которым трудовые электронные книжки до сих пор не внедрены, называет отсутствие базы данных, нерешенный вопрос права доступа к системе учета государственных служб и прочих заинтересованных сторон и непроработанный порядок действий с электронными книжками в сложных ситуациях (например, при программных сбоях). Это тоже слабые места проекта по внедрению электронок.

    “От введения электронной версии трудовой книжки преимущество получает только сотрудник, — считает Алексей Головченко, управляющий партнер юридической компании “ЭНСО”.

    — У нас во всем логика одна: государство приняло решение — бизнес платит. Так что работодателю стоит ждать удорожания трудовой книжки”.

    Посчитать цену, которую работодатель заплатит за оцифровку книжки, сейчас невозможно, говорят специалисты: Минтруд не дал достаточно вводных, чтобы решить это уравнение.

    “Для того, чтобы оценить, насколько возрастают или снижаются затраты работодателя, нужны ответы на ряд ключевых вопросов, — объясняет Лусине Абгарян, директор по персоналу Kelly Services Россия.

      — Какое ПО будет использовано для обеспечения перехода на систему электронных трудовых книжек, какова будет его стоимость? Как будет происходить верификация (подписание) трудовой книжки? Если это электронная цифровая подпись работника, то кто отвечает за ее получение, работник или работодатель, кто платит?” Вопросов очень много, справедливо замечает эксперт: сложно строить прогнозы, не имея хотя бы примерного представления о том, каковы будут процедуры и правила работы с электронной базой данных, стоимость технологических платформ и ответственность сторон при реализации такого документооборота.

    По закону без электронно–цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя: в среднем одна цифровая подпись обходится работодателю в 300–400 рублей. Таким образом, издержки для перехода на новую систему быстрее других почувствуют небольшие компании, а также работодатели — физические лица.

    “Для них введение электронных трудовых книжек может повлечь обременительные затраты, начиная с оснащения необходимой техникой, позволяющей работать в системе, и заканчивая получением электронной цифровой подписи”, — говорит Елена Михалевич, адвокат коллегии адвокатов города Москвы “Барщевский и партнеры”.

    Плюсы электронок

    Трудовая в книжка в нынешнем виде это безусловный атавизм, говорит Инна Егорова, генеральный директор и совладелец “ТОП Рекрутинг”.

    “Архаичные требования по учету, хранению, восстановлению бумажных ТК, создают для работодателя дополнительные издержки: наличие несгораемых шкафов, ведение дополнительной документации по учету движения тр.кн.

    , штрафы за несвоевременно выданные трудовые книжки, расходы на бланки и вкладыши (около 350 рублей за штуку) и так далее”, – напоминает эксперт.

    Сторонники внедрения электронных трудовых книжек объясняют, что работодатель как минимум сэкономит на кадровике: для хранения и правильного ведения бумажной книжки требуется специальный человек, а для ввода данных в компьютер отдельный специалист вряд ли будет нужен.

    Впрочем, и это будет зависеть от того, как именно будет работать платформа для этих книжек и как долго просуществуют оба варианта книжек. “Возможно, никакой удобной интеграции не будет предусмотрено, и тогда специалисты будут вносить данные в две системы: бумажную и электронную”, — говорит Галина Пташкина, директор по персоналу компании Imperial Tobacco. А значит, отказаться от сотрудника не получится. В таком случае, замечают оптимисты, работодатель уменьшит свои издержки другим способом.

    «Если будут разработаны прозрачные и понятные правила работы компаний с единой системой данных, то финансовые расходы не увеличатся.

    Автоматизация процесса, наоборот, поможет в уменьшении временных и трудовых затрат: ведение и учет бумажных носителей всегда отнимает больше времени, чем занесение данных в единую систему и выгрузку их по необходимым параметрам», – считает Андрей Шарак, заместитель генерального директора SAP СНГ

    Трудовые книжки “на бумаге” требуют место для хранения и могут пострадать от неправильных условий хранения или аварий (в этом случае обязанность работодателя — восстановить все трудовые книжки).

    Электронная база в этом плане гораздо надежнее и безопаснее, считает Наталья Краснова, директор по развитию Института МИРБИС.

    “Единая электронная база трудовых книжек также поможет проверке данных при приеме на работу, которые соискатели часто искажают”, — говорит эксперт.

    Кроме того, работник не сможет работать по двум трудовым или подделывать их, считает Ирина Андрианова, директор по персоналу “АВВА РУС”.

    “Так что расходы на ведение электронных трудовых книжек окупятся повышением безопасности бизнеса, — уверен Роман Алехин, владелец ГК “Орто–Доктор”.

    — Особенно если из портала, где будут храниться все книжки, можно будет делать запрос прежним работодателям”.

    Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

    Обсуждаем новости здесь. Присоединяйтесь!

    Источник: https://www.dp.ru/a/2017/06/18/Virtualnij_stazh

    5 главных рисков ускоренного перехода на электронные трудовые книжки

    База трудовых книжек

    Евгений Полубояров

    Директор компании Кадриум, эксперт по кадровому аудиту

    специально для ГАРАНТ.РУ

    Правительством РФ внесен в Госдуму пакет законопроектов, целью которых является внедрение электронного учета сведений о трудовой деятельности работников.

    Суть законопроектов – автоматический переход с 2021 года на электронную трудовую книжку всех работников, которые не напишут письменного заявления работодателю с просьбой оставить бумажную версию трудовой книжки.

    Тем, кто впервые поступает на работу с указанного срока, бумажную трудовую книжку заводить уже не будут.

    Обо всех плюсах законопроекта уже высказывались неоднократно. Я бы хотел остановиться на тех моментах, которые лично у меня пока вызывают вопросы.

    Первоначальное наполнение базы

    Для корректной работы системы персонального учета, которая станет заменой бумажным электронным книжкам, по каждому работнику должны быть занесена информация обо всех кадровых действиях (приеме, переводе, увольнении) между работодателями, а также информация о специальности работника и его квалификации.

    Согласно данным Росстата в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян.

    Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров, у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку.

    Но, даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам –это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал.

    Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию – все эти вопросы пока остаются открытыми.

    Так же есть вопрос в контроле корректности первоначального наполнения. Ввиду такого массового и аврального внесения информации вполне возможны ошибки в занесении стажа, должностей, наименования работодателей и прочей информации.

    Кто будет это контролировать – ПФР, работодатель или сам работник должен будет сверить свою трудовую с теми данными, которые внесли в систему перс.

    учета, на ком будет лежать ответственность за достоверность внесенной информации и как будет восстанавливаться информация, если вдруг выяснится лет через 15-20 что была допущена ошибка в стаже или наименовании работодателя, на данный момент не понятно.

    Трудозатраты кадровых работников и денежная экономия

    Авторы законопроектов говорят о снижении издержек работодателей на дополнительную занятость кадровой службы и затрат на бумагу, однако ведение трудовых книжек не требует каких-то глобальных временных или финансовых затрат со стороны кадровика или компании-работодателя.

    Металлический шкаф или сейф, где необходимо хранить трудовые книжки, есть практически в каждой организации, да и стоит он ненамного дороже электронной подписи, которая потребуется для взаимодействия с ПФР, а занести запись в трудовую книжку у опытного кадровика не займет более 2-3 минут.

    Да, есть момент с личными карточками по форме № Т-2, в которых необходимо дублировать запись и знакомить с записью под роспись работника, и именно этот процесс требует массу времени. Однако об отмене личных карточек речи пока не идет и, скорее всего, они после внедрения электронных трудовых книжек останутся, так как необходимы, как минимум для ведения воинского учета в организации.

    И что в итоге получается: с 2021 года обязанность внести запись в трудовую книжку пропадает, но появляется другая: практически в режиме реального времени – уже на следующие сутки – уведомить ПФР обо всех внутренних переводах и кадровых движениях. Возможно, разработчики программного обеспечения для ведения кадрового учета доработают программы, и вся информация будет уходить в ПФР без привлечения кадровика, но до этого момента трудозатраты только вырастут.

    Экономия бумаги тоже спорный вопрос. Бумажные приказы о кадровых движениях никто пока не отменяет, а законопроект только добавляет обязанность в день увольнения выдать работнику на бумажном носителе заверенную информацию обо всех кадровых изменениях в период работы.

    А если половина работников в организации написала заявление с просьбой вести им бумажные трудовые книжки? То получается вообще двойная работа – нужно и отчитываться постоянно в ПФР, и дублировать информацию в обеих формах трудовых книжек, плюс выполнять все требования по хранению и ведению трудовых книжек.

    Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов

    В плане доступа к информации, для работников переход на “цифру” несет только плюсы. Планируется, что они смогут получать информацию о своей трудовой деятельности на сайте госуслуг, МФЦ или ПФР, а также у работодателя.

    Однако с точки зрения работодателя сейчас непонятно, как на этапе подбора персонала и до момента заключения трудового договора с конкретным кандидатом можно будет проверить его трудовой стаж, и понять соответствует ли указанный в резюме профессиональный опыт действительному.

    В связи с этим может возникнуть интересная ситуация. Напомню, что сегодня, в соответствии со ст.

    65 Трудового кодекса, работник при заключении трудового договора должен среди прочих документов предоставить трудовую книжку (за исключением случаев, когда он впервые трудоустраивается на работу) – так у работодателя появляется возможность проверить, соответствует ли заявленный стаж работы фактическому.

    В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Но если выясниться, что работник в ходе трудоустройства предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.

    Решить этот вопрос можно будет через согласие работника на ознакомление со сведениями о его трудовой деятельности на официальном сайте ПФР либо через предъявление им выписки о своем стаже. Но так как на законодательном уровне это пока не закреплено, то работник может и отказать в доступе.

    Достоверность информации

    Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов.

    Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

    Безопасность информации

    Так же открытым остается вопрос безопасности системы персонального учета. По данным компании INFOWATCH за 2017 год во всем мире произошла утечка более 8 млрд записей, и эта цифра из года в год только растет.

    Поэтому если не уделить должного внимания вопросам безопасности защиты персональных данных работников или сделать систему защиты на скорую руку, то даже сложно представить, какой хаос может внести целенаправленная хакерская атака и уничтожение и кодирование данных о трудовом стаже миллионов работников.

    ***

    И резюмируя. Несмотря на то, что уход в “цифру” неизбежен и в будущем несет только позитивные изменения, к этому вопросу нужно подойти очень осторожно и полтора года – это очень маленький срок для внедрения и тестирования таких глобальных проектов.

    Источник: https://www.garant.ru/ia/opinion/author/poluboyarov/1281989/

    Теория права
    Добавить комментарий